Elke vergadering is het weer raak. Jij draagt een (in jouw ogen) belangrijk punt aan, maar daar wordt zomaar overheen gewalst. Voordat je het door hebt, stapt die ene collega er alweer overheen. Daar wil je nu eens op een krachtige manier iets van zeggen. Zonder onzeker en twijfelend over te komen en mét een duidelijke boodschap. Dat is waar kort en bondig communiceren je bij helpt.
Een boodschap als deze breng je vast niet elke dag over. Spannend vind je het misschien wel. Juist daarom is het handig om je boodschap goed voor te bereiden. Wist je dat veel mensen gaan ratelen als ze zenuwachtig zijn? De structuur in hun boodschap is dan mogelijk nergens te bekennen. Het belangrijkste punt? Dat vliegt ergens in de rondte, maar ligt voor de luisteraar niet bepaald voor het oprapen. Met als gevolg dat je collega waarschijnlijk de volgende keer net zo hard over je heen walst. Feedback, welke feedback?
Tja, dat soort acties wil je voorkomen. De zekerheid dat je collega verandert, heb je niet. Maar het helpt wel al enorm mee als je je boodschap krachtig overbrengt. Dat vraagt om kort en bondig communiceren.
Geen twijfeltaal meer
Vooral als je feedback geven spannend vindt, kan het weerstand bij je oproepen om het toch te doen. Misschien ben je gewend een aantal niet zo handige tactieken te gebruiken. Heb je bijvoorbeeld eens gehoord dat je een lastige boodschap moet sandwichen? Dus eerst iets positiefs zeggen, dan de feedback geven en vervolgens eindigen met een positieve noot? Onze tip: doe het niet. Onderzoek laat zien dat die tactiek – hoe goed bedoeld ook – voor geen ene meter werkt.
Ook twijfeltaal kun je maar beter achterwege laten. Feedback die begint met een zin als “Zou je misschien een volgende keer…” of “Eh, mag ik je iets zeggen?”, komt bij voorbaat al niet krachtig over. Want misschien mag je het wel ietsje krachtiger verwoorden dan dat. See what we did there?
Twijfeltaal komt niet alleen onzeker over. Het zorgt ook nog eens voor onduidelijkheid.
Het lijkt alsof je niet helder hebt wat je precies wilt, waardoor je je in allerlei bochten gaat wringen. Je zwakt bijvoorbeeld je feedback af, krabbelt terug tijdens het gesprek of maakt niet duidelijk wat je écht wilt bereiken. Grote kans dat je collega bij de volgende vergadering dan weer net zo hard over jouw punt heen walst.
Hoe je dat tegengaat? Door twijfeltaal uit je vocabulaire te bannen en in plaats daarvan kort en bondig te communiceren. Met minder woorden krachtiger zeggen wat jij wilt overbrengen dus.
Kort en bondig communiceren, hoe dan wel?
To the point communiceren begint met keuzes maken. Ga eerst bij jezelf na wat jouw belangrijkste punt zou moeten zijn. Wat wil jij sowieso uit het gesprek halen? Zorg ervoor dat dat punt hoe dan ook al snel in je communicatie naar voren komt. Schrijf het punt zo nodig voor jezelf op en neem het mee op papier. Dan is de kans vrij klein dat je het gesprek alsnog uitgaat zonder je punt gemaakt te hebben.
Daarnaast helpen de volgende tips je om je collega op een korte en bondige manier op zijn gedrag aan te spreken. Zonder excuses, mét een krachtige boodschap.
Raffel het niet af
Neem de tijd voor je boodschap. Klinkt tegenstrijdig, is het niet. Dat je iets kort en bondig gaat overbrengen, betekent niet dat je binnen één minuut alles gezegd moet hebben wat je wilt zeggen. Je boodschap afraffelen is allesbehalve effectief en kort en bondig. Want als je boodschap straks nog allerlei vragen oproept of als je over dingen heen praat, ben je alsnog minutenlang in gesprek om dingen op te helder.
Spreek liever op een langzaam tempo en neem de tijd voor je boodschap. Daarmee trek je de aandacht van de ander en kom je zekerder over. Plan ook voldoende tijd in voor het gesprek. Het is zonde als je maar vijf minuten hebt om een belangrijke boodschap over te brengen. Wordt je boodschap niet krachtiger van en word jij waarschijnlijk ook niet zelfverzekerder en minder nerveus door.
Vermijd verder dat je gaat mompelen – hoe zenuwachtig je ook bent – en spreek met aandacht en met duidelijke articulatie. Merk je dat je niet uit je woorden komt? Neem een slok water of haal een keer diep adem. Je zult zien dat het daarna al beter gaat.
Plan je boodschap (maar niet van minuut tot minuut)
Ho wacht, nu niet meteen je timemanagement-skills erop loslaten en het gesprek van minuut tot minuut uitwerken in een heus draaiboek. Dat is niet nodig! Als je je spontaniteit verliest, verlies je al snel ook de aandacht van je gesprekspartner.
Wat wél helpt, is om in grote lijnen uit te denken wat je wilt zeggen. Maak er een spiekbriefje van waarop je de topics noteert die je hoe dan ook aan bod laat komen.
Bedenk ook alvast een logische volgorde. Dat gaat je straks helpen om snel tot de kern te komen en niets belangrijks te vergeten. Dat de sandwichmethode niet werkt, weten we inmiddels wel. Kijk eens naar het ik-ik-jij-model: een feedbackmodel dat wél zijn vruchten afwerpt.
Gebruik stilte tactisch
Praten is zilver, zwijgen is goud. Maar echt! Ook in een gesprek als dit kan dat zo werken. Stiltemomenten inlassen is zo’n geval van non-verbale communicatie dat meer kan zeggen dan duizend woorden. Wat vooral goed werkt, is om een stilte van een seconde of twee te laten vallen voordat je je belangrijkste punt gaat maken. Kijk maar naar comedyseries. Daarin wordt dat constant gedaan.
Zo’n stilte geeft aan de ene kant je gesprekspartner de ruimte om een boodschap te verwerken. Aan de andere kant is een mini-pauze een subtiel teken voor de ander dat er iets belangrijks volgt. “Opletten geblazen!” is in feite de niet uitgesproken boodschap die erachter zit.
Zeg niet ‘uh’ maar wacht
Het floept eruit voordat je er erg in hebt: het woordje ‘uh’. Voor veel mensen is het een bekend stopwoord. Zelfverzekerd en zeker van je zaak komt het alleen niet over; het doet eerder vermoeden dat je flink zenuwachtig bent. Twijfeltaal zou je ‘uh’ ook wel kunnen noemen.
Probeer daarom eens deze tactiek: laat een stilte vallen in plaats van ‘eh’ te zeggen. Daarmee zorg je voor rust in je verhaal, wat zorgt voor meer aandacht. Bovendien is een stilte dé manier om je gesprekspartner de ruimte te geven jouw boodschap te verwerken.
Ja ja, we zeiden het net al: stilte werkt.
Eerste hulp bij langdradige gesprekspartners
Nu kan het ook zo zijn dat je gesprekspartner vrij lang van stof is. Doe je zelf nog zo je best om het kort en bondig te houden, steekt je gesprekspartner daar met zijn langdradigheid een stokje voor. Afwachten en hopen dat je het woord opnieuw weet te bemachtigen, is één strategie. Bijzonder effectief is die alleen niet, heel tijdrovend wel. Een andere strategie is actief de regie pakken. De ander heeft er immers ook weinig aan zijn tijd te verdoen met informatie die jij niet nodig hebt.
Wist je dat het voor sommige mensen als een soort drug werkt om lang aan het woord te zijn? Het geeft hen een voldaan gevoel. Kunnen ze ook niets aan doen. Dat zit deels in sommige mensen en het is een gewoonte die ze hebben ontwikkeld. Uit onderzoek van Harvard University blijkt dat lang aan het woord zijn sommige mensen net zoveel voldoening geeft als bijvoorbeeld seks of voedsel.
De ander subtiel onderbreken kun je bijvoorbeeld doen met de handige tactiek reflectief luisteren, waarbij je samenvat wat de ander zegt en daarop voortbordurend aangeeft wat jij eigenlijk wil zeggen.
Dus
Laat twijfeltaal voortaan achterwege, voorkom langdradigheid en steek er eigenhandig een stokje voor als de ander zichzelf iets te graag hoort praten. Dat kun jij – op een nette manier.
Let er verder bij je eigen verhaal op dat je de tijd neemt om te zeggen wat je wilt, plan je boodschap vooraf, laat vóór een belangrijke boodschap een mini-stilte vallen en vermijd het woordje ‘uh’ zoveel mogelijk.
Met die tips kom je al een heel eind om jouw feedback met minder woorden te brengen. En om in het algemeen beter te communiceren op de werkvloer.
Assertiviteitstraining voor krachtiger en beter communiceren op de werkvloer
Heeft dit artikel je een paar eye-openers opgeleverd? En wil je maar al te graag nóg meer leren over kort en bondig communiceren (ook via e-mail) en daarbij stevig in je schoenen staan – ook als je een lastige boodschap te brengen hebt? Een cursus assertiviteit leert ‘t je!
Volg onze assertiviteitstraining (kan ook online) en word de zelfverzekerde gesprekspartner die moeiteloos, zelfverzekerd en effectief zijn grenzen aangeeft en zegt waar het op staat. Of lees ons boek ‘Elke Dag om 15.00 Uur Klaar’ en maak kennis met de beste timemanagement tips, aangevuld met een vleugje assertiviteit!
Een mooie investering in jouw zakelijke en persoonlijke ontwikkeling!
Wie zijn wij? | Assertiviteitstraining
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van time management, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
