Langdradige mensen subtiel afronden, volgens communicatie-expert

Gaat er bij jou ook zo onnoemelijk veel energie en tijd verloren aan de langdradige monologen van een collega, je schoonmoeder of je baas? Er zijn opties om het geklets subtiel en conflictloos in de kiem te smoren, volgens bondig-communiceren-expert McCormack.

De laatste keer dat je een steelse blik op de klok wierp was het een kwartier geleden – en je baas is nog altijd niet opgehouden met praten. Hoelang je hier in totaal al staat weet je niet eens meer, zo lang is zijn monoloog.

Terwijl hij maar blijft spreken denk je aan alle klussen en taken die je op dit moment afgerond had kunnen hebben. Je bent duidelijk je tijd aan het verdoen – of beter gezegd: je blatende baas is je tijd aan het verdoen. Maar dat kun je toch niet zo tegen hem zeggen?! Hij schopt je d’r uit. Dan nog maar even aanhoren en netjes afwachten.

Maar zo netjes is dat afwachten en niets doen óók weer niet, zegt communicatie-expert en kenner van het omslachtige slagveld dat het kantoor heet – Joe McCormack. Hij is oprichter en directeur van zijn eigen agency en richtte daarnaast in 2013 ‘The Brief Lab’ op om militair leiders en managers op te leiden in bondig en lean communiceren. In 2014 schreef hij het boek ‘Brief: Make a Bigger Impact by Saying Less’, waarin hij leert om minder zeggen met meer waarde.

Goed, terug naar wat hij zei… “Nog maar even aanhoren en netjes afwachten” is niet de oplossing wanneer iemand een lange monoloog tegen je aan het afsteken is. Je verspilt elkaars tijd, terwijl dat niet nodig is. De ander verspilt tijd door te blijven praten, en jij verspilt net zo goed tijd door hem of haar niet te onderbreken.

En jou valt in die zin meer te verwijten dan de langspreker. Dat de ander zoveel spreekt, is namelijk zo gek nog niet – en helemaal te verklaren: zichzelf horen spreken werkt voor deze langsprekers als een natuurlijke drug… Geen grap, het is onderzocht!

Langdradige mensen

Waarom langsprekers langspreken, volgens Harvard’s onderzoek

“Leidinggevenden hebben soms moeite om hun monologen te bedwingen in discussies en gesprekken, omdat een monoloog afsteken zo ontzettend goed voelt. Een onderzoek van Harvard University onthulde dat zoveel spreken net zo’n voldaan gevoel triggert als bij seks, geld of voedsel. Het is een powerkick voor grote sprekers om het woord te nemen – en het is moeilijk voor de luisteraars om hen daarvan los te wrikken wanneer ze eenmaal verliefd zijn geworden op het geluid van hun eigen stem.”

Daarnaast is uit dit onderzoek gebleken dat vrouwen vaak de neiging hebben tot meer en langer spreken omdat het gedeelte in hun brein dat verantwoordelijk is voor taal en spraak zo’n 17% groter is dan bij mannen! Bovendien gebruiken ze beide zijden van hun brein om te spreken, terwijl mannen alleen de dominante kant gebruiken…

Je kunt het ze dus bijna niet kwalijk nemen dat ze lang spreken; mannen én vrouwen. (Bijna.) De enige die je wel iets kwalijk kunt nemen ben je zelf. Jij hebt namelijk de macht in handen om de ander te stoppen. En dat hoeft niet zulke vreselijke sociale gevolgen te hebben als je vreest – mits je het goed doet, heet dat.

En daar komt Joe McCormack weer om de hoek. Hij weet namelijk hoe je het goed doet, zonder conflicten aan te wakkeren of zelfs de straat op geschopt te worden door je baas.

Hoe je assertief en conflictloos met een langspreker omgaat: 3 stappen

1. Identificeer de voedingsbodem van de monoloog

Goed, het heeft dus te maken met gevoelens van voldoening en bepaalde uitgebreidere hersenregionen bij de dames. Maar kijk eens of er nog meer omstandigheden zijn die het langspreken voeden?

Slaat je collega’s spraaktirade bijvoorbeeld aan wanneer er een belangrijke klant binnenkomt? Gaat je schoonmoeder helemaal los, telkens wanneer je in de avond belt? Neemt je baas bij elke vergadering de spreekstok vanzelf over?

Goed om te weten zodat je er meteen op kunt anticiperen wanneer zich zo een situatie dreigt voor te doen. Iets waar ik bij punt 3 op terugkom.

2. Identificeer je relatie met de langspreker

Dit is belangrijk. Hoe is de relatie met degene die al 20 minuten tegen je aan staat te bazelen? Is het een meerdere, zoals je baas of een opdrachtgever? Is het een bekende, zoals je buurvrouw? Of zelfs een naaste, zoals je partner of een goede vriend.

Houd dit even goed in je achterhoofd, voordat je naar stap 3 gaat.

3. Bepaal de aanpak: 2 opties

Je weet met wie je te maken hebt en wat diegene drijft om zoveel te spreken. Nu kun je je aanpak al een stuk beter en nauwkeuriger bepalen. Je hebt namelijk 2 opties: de rechtdoorzee-aanpak of de subtiele (maar net zo effectieve) aanpak.

  • Die eerste is het meest geschikt voor de mensen die dichtbij je staan, of op zijn minst ‘naast’ je en niet ‘boven’ je. Vrienden, bekenden en collega’s dus. Heeft een van hen last van praatziekte? Dan werkt de rechtdoorzee-aanpak het best.

Bereid je boodschap voor en breng hem vervolgens bondig en eerlijk: “Je bent al ruim een kwartier aan het woord, heb je dat door?” of “Klinkt interessant, Marcel, maar ik ga je nu onderbreken. Laten we horen wat Sandra er over te zeggen heeft.”

  • Als je relatie met de spreker wat fragieler is en beleefdheid is geboden, dan is er nog een tweede optie; de subtiele aanpak. Dit is er eentje waar wat meer voorbereiding in zit. Je moet namelijk de situatie voor zijn in plaats van redden wat er te redden valt zodra de spreker al van wal is gestoken.

Komt er een vergadering aan waar je spreekgrage werkgever bij aanwezig is? Stel voor dat jij graag de agenda maakt en maak hem strak. Leid de vergadering door te zeggen “Duidelijk verhaal. Nu moeten we door naar het volgende agendapunt.”

Weet je dat de opdrachtgever – die blijkbaar alle tijd voor lange, omslachtige verhalen heeft – even voor het middaguur gaat bellen? Zeg, voordat hij begint met spreken “Ik moet om 12:00 weer verder. Zijn er belangrijke dingen die we het best als eerst kunnen tackelen?”. Netjes, duidelijk, to the point.

Deze benadering van tijdbeperking voordat het gesprek begint werkt ook wanneer je meteen tegen je meerdere zegt: “Ik weet dat je tijd waardevol is, laten we dit in maximaal 10 minuutjes afhandelen.” Vleiend – doch duidelijk.

Langdradige mensen_

Let op: de uitzondering maakt de regel

Deze aanbevelingen van McCormack zijn uiteraard richtlijnen en geen regels. Uiteindelijk is het aan jou om in te schatten welke benadering past bij de persoon met wie je te maken hebt. Soms werkt een rechtdoorzee-aanpak bijvoorbeeld juist wél goed bij fragiele relaties.

Bij de klant-relatie van Mitch Golub, directeur van Cars.com, pakte het bijvoorbeeld heel goed uit toen Golub het risico nam om de rechtdoorzee-aanpak toe te passen bij een belangrijke klant.

Zijn team kon gewoonweg niet meer ‘lean’ en effectief werken doordat elke meeting en elk telefoontje met deze klant een ellenlang gesprek werd dat het leven uit zijn medewerkers zoog en ze bovendien van hun werk (voor diezelfde klant nota bene) hield. Hij besloot dat de situatie zo kritiek was dat hij het topic van bondigheid in gesprekken aan moest gaan om deze samenwerking gezond in stand te houden.

Hij koos voor de rechtdoorzee-aanpak en zei: “Jullie zijn een belangrijke klant voor ons, maar mijn mensen ervaren wat strubbelingen in de samenwerking.”

Hij noemde een paar voorbeelden van hoe de klant de focus en productiviteit van de werkers onderuit haalde. Achteraf bedankte de klant hem voor zijn openheid en nam zijn advies om bondiger te communiceren meteen ter harte.

Golub is blij dat hij dit risico genomen heeft: “Onze verstandhouding is beter dan ooit.”

Toegegeven: het blijft een risico dat je neemt wanneer je de confrontatie met een langspreker aangaat, of je nu voor de rechtdoorzee- of de subtiele aanpak kiest. Maar het is een risico dat het waard is om te nemen. Doe je het namelijk niet, dan blijft je relatie verstoord en ben je je tijd en energie aan het verspillen. Doe je er wel wat aan, en doe je het goed, dan wordt het er alleen maar beter op: jullie tijdbesteding én de onderlinge relatie.

X