Afspraak afzeggen? Zo doe je dat netjes en professioneel

afspraak afzeggen

Een afspraak afzeggen, je ontkomt er soms niet aan in je drukke leven. Maar hoe pak je dat assertief aan? Kies je er het liefst voor om een smoes te verzinnen? Dat is jammer, want het kan je reputatie ernstig beschadigen. Leer daarom professioneel een afspraak afzeggen, zonder smoesjes!

Ok, het is je weer eens gebeurd. Je hebt ‘ja’ gezegd tegen een afspraak die destijds nog zo ver weg leek. Nu is het eenmaal zover, en heb je eigenlijk helemaal geen puf om te gaan vanwege je volle agenda deze week. Elke avond staat er naast je drukke baan wel iets op de planning: sporten, een drankje met een vriendin die je al te lang niet hebt gezien, langs je ouders gaan, shoppen voor nieuwe tegels op de wc en dan nog een verjaardag. Als deze drukke week is afgelopen ben je volgende week maandagochtend waarschijnlijk meteen weer toe aan weekend.

Je bent niet de enige met dit soort drukke weekschema’s. Het lijkt een trend om afspraken te annuleren omdat we geen zin hebben en liever even helemaal niets doen.

Tip: moeite met grenzen aangeven? Volg onze 1-daagse assertiviteitstraining!
Meer weten?

‘Bijna helft Nederlanders verzint smoesjes bij afspraak afzeggen’

Heb je andersom het gevoel dat iemand een afspraak met jou cancelt met een smoesje? Die kans is volgens Psychologie Magazine erg groot. Zij ondervonden dat 46% van de Nederlanders regelmatig een smoes verzint om onder een afspraak uit te komen. Bijna de helft van iedereen in ons land! Een kleine troost, wellicht: je bent dus lang niet de enige.

Denise Hulst, auteur en internetondernemer, vertelt hoe dat komt:

“We rekenen ons rijk met onze tijd. Via www.datumprikker.nl of in je agenda zoek je naar een geschikte datum. Hoe verder je vooruit kijkt, hoe meer tijd je lijkt te hebben. Waar je niet bij stilstaat, is dat als het eenmaal zover is, je agenda waarschijnlijk is volgelopen met andere dingen. Wanneer je voor één week dan ineens vier of vijf afspraken ziet staan, benauwt dat je zó, dat je prioriteiten gaat stellen en zaken moet schrappen. De minst leuke gaan er dan als eerste uit.”

Er is niets zo vervelend als een afspraak die op het laatste moment en via een berichtje wordt afgezegd. En hoewel een afspraak afzeggen zo vaak gebeurt, is het not done om dat met een smoesje te doen, zegt etiquettecoach Lisa Planchic:

‘Een afspraak afzeggen heeft niet alleen effect op jou. Het heeft ook effect op die ander. Zorg er dus voor dat je een afspraak altijd in stijl afzegt.’

Maar wat is dat? In stijl een afspraak afzeggen? Smoesjes zijn nooit leuk, maar het lijkt alsof je niet echt een andere optie hebt als je je bedenkt dat dat middagje tennissen met die vriendin zaterdag echt een beetje te veel van het goede is. Kán dat wel in stijl, een afspraak afzeggen?

Ja.

Afspraak afzeggen ‘in stijl’

Een afspraak plannen die je vervolgens weer met een smoes afzegt, levert je dubbel gedoe op en geen resultaat, want de afspraak heeft ondanks de tijd die het heeft gekost om hem te maken nog steeds niet plaatsgevonden. Moeite voor niets geweest en alles behalve assertief. Niet meer doen, dus.

Regel #1 – Bel, op tijd!

Volgens Planchic’s Nederlandse collega-etiquettecoach Inez van Eijk is het ‘stijlvol’ om een afspraak zo vroeg mogelijk af te zeggen, en om dat met een bepaald medium te doen:

‘Zeg je iets één of twee weken van tevoren af, dan kun je dat nog per mail doen. Een afspraak afzeggen via WhatsApp of per sms valt vaak niet goed omdat het te onpersoonlijk is. Ook weet je dan niet zeker of diegene je boodschap wel heeft gekregen.’

Regel #1 van een afspraak afzeggen met een beetje assertiviteit, in plaats van het subassertieve smoesjes bedenken, is daarom: bel. Geen WhatsAppje, geen mailtje: bellen

afspraak afzeggen

[Lees hier ook hoe netjes ergens onderuit komen ‘in stijl’ werkt.]

Regel #2 – Stel een alternatieve datum voor

Als de afspraak echt belangrijk voor je is en je hem daadwerkelijk wilt laten doorgaan, maar je hebt er nú gewoon even geen tijd voor, kies dan een nieuw tijdstip uit dat zeker geschikt voor je is en goed in je agenda past. (Overschat je agenda niet, zorg dat je er dan zéker tijd voor hebt!)

Neem in de communicatie de verantwoordelijkheid voor de verschuiving van de afspraak, maar leg de vrijheid van het opnieuw plannen bij de ander. Laat weten dat je begrijpt dat jouw afzeggen vervelend is voor die ander. Doe bijvoorbeeld een nieuw datumvoorstel, of meerdere, en laat de ander kiezen. Jij moet je nu maar schikken. 

afspraak-afzeggen-1

 

Bel (of mail, als het echt niet anders kan en minstens drie dagen van te voren) met een volgende soort reactie:

Hoi [naam],

Het spijt me voor dit late tijdstip van mijn bericht, maar ik ga onze afspraak volgende week woensdag niet redden. Sorry dat ik je dit niet eerder heb laten weten, maar ik ben door de drukte nogal gestresst op het moment en ik zou daarmee geen leuk gezelschap zijn. Ik hoop dat je me dit niet te kwalijk neemt en dat we een nieuwe datum kunnen prikken waarop ik je kan trakteren op een drankje.

Wil je me s.v.p. laten weten of [datum] of [datum] voor jou een geschikt alternatief is? Als die dag voor jou past, laat me dan weten welk tijdstip jou het beste uitkomt, dan zorg ik dat ik er ben.

Nogmaals mijn excuses. Ik heb me erg op onze afspraak verheugd en wil graag weer met je afspreken zodra jouw agenda dat toelaat.

Groeten,

[Je naam]

Door de nadruk te leggen op de daadwerkelijke eerlijke reden ‘ik heb het te druk en ben wat gestresst, waarmee ik geen leuk gezelschap zou zijn’ én door daarbij de ander de vrijheid te laten in het kiezen van een dag en tijdstip, zorg je ervoor dat vriendelijk, duidelijk en respectvol de afspraak afzegt; precies waar assertiviteit op draait.

Regel #3- Wees eerlijk

Je wil een afspraak afzeggen, maar eigen niet opnieuw plannen. Je vindt het wel goed zo. Dit zijn de meest ongemakkelijke gevallen van een afspraak afzeggen. Je hebt waarschijnijk ooit uit fatsoen ‘ja’ gezegd, maar je wist eigenlijk meteen: ‘Ik had gewoon nee moeten zeggen‘. Klopt, ook al vind je dat moeilijk.

Bijvoorbeeld: een kennis wil graag meer gaan sporten en afvallen en vraagt jou om advies. Omdat ze je om hulp vroeg, heb je ja gezegd, maar nu je er wat beter over nadenkt is ze een enorme jojo’er en heb je niet het gevoel dat welk advies dan ook zal worden opgevolgd. Je voelt nu al dat het zonde is van je tijd.

Bij dit soort afspraken zit er maar een ding op: eerlijk aangeven dat je niet wil afspreken, maar dan wel op een vriendelijke manier. Probeer de ander bijvoorbeeld op een andere manier tegemoet te komen of te helpen. 

afspraak-afzeggen

Geef aan dat je haar graag helpt door je contacten met haar te delen per e-mail, maar dat je denkt dat jij niet de geschikte persoon bent om met haar te gaan sporten.

Bij deze gevallen van een afspraak afzeggen is het van groot belang om het assertief aan te pakken:

  • Zeg meteen aan het begin van het gesprek dat je niet wil afspreken, laat je geen onduidelijkheid bestaan over het wel of niet doorgaan van de afspraak.
  • Compenseer dat vervolgens, bijvoorbeeld door je contacten te delen die haar veel beter van dienst kunnen zijn.
  • Sluit uiteindelijk af met een vrijblijvende belofte om een keer af te spreken, als het traject is voltooid bijvoorbeeld.

Bijvoorbeeld, als strekking voor een telefoongesprek of e-mail:

Hoi [naam],

Ik vind het mooi om te zien dat je hebt besloten om weer gezonder te gaan leven! Naar aanleiding van ons gesprek hierover en de afspraak die we toen samen hebben gepland, ben ik alvast gaan nadenken hoe ik je het beste kan helpen.

Bij nader inzien realiseer ik me dat mijn belofte om jou te helpen met afvallen veel makkelijker gezegd dan gedaan is. Als je niet de juiste begeleiding krijgt en voldoende kracht opbouwt om dit keer écht door te zetten, is de kans groot dat je strakjes weer terug bent op je oude gewicht of zelfs daarboven. Ik zou het erg jammer vinden als dat gebeurt.

Omdat ik niet de juiste persoon ben om je hiermee goed te helpen, heb ik eens voor je rondgevraagd wie je hiermee wel kan helpen. Gelukkig zijn er heel wat fijne professionals in de buurt met veel ervaring die je veel beter kunnen helpen dan ik. In de bijlage van deze mail heb ik hun gegevens overzichtelijk bij elkaar gezet, zodat je met een van hen een afspraak kunt plannen in plaats van met mij. Ik hoop dat wij dan samen het goede resultaat kunnen vieren als je weer helemaal lekker in je vel zit.

Mocht ik verder nog iets voor je kunnen betekenen, dan hoor ik het graag. Ik zou het leuk vinden als je me op de hoogte houdt van je volgende stappen op dit gebied.

Heel veel succes,

lieve groeten,

[jouw naam]

Zo blijf je duidelijk, eerlijk, behulpzaam en vriendelijk, ook al zeg je de afspraak af.

Regel der regels: geen smoesjes!

afspraak-afzeggen-2

Het blijft het enige dat je moet onthouden uit deze reeks regels. Geen smoesjes. Natuurlijk is het verleidelijk en gemakkelijk om een smoesje te gebruiken om een afspraak af te zeggen, maar op de lange termijn gaat dit gegarandeerd tegen je werken. Het schaadt je reputatie en is niet respectvol naar de ander toe. Verre van ‘stijlvol’. Verre van ‘professioneel’. Verre van ‘assertief’.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

Het enige dat je kunt doen om de relatie goed te houden is dus:

  • geen smoes verzinnen,
  • op tijd afzeggen (minimaal 3 dagen van tevoren, maar alles eerder is beter)
  • bij voorkeur door te bellen
  • en door meteen aan te geven dat je afzegt en dat je begrijpt dat het vervelend is voor de ander.
  • Als je wil stel je nog een paar nieuwe data voor, waarop je zéker wel beschikbaar bent!

Heb je de komende tijd weer een te drukke agenda? Hoog tijd om je vrije tijd terug te nemen en op een vriendelijke én respectvolle manier zo nu en dan een afspraak te cancelen.

Begin nu alvast met kijken naar welke afspraken je eventueel zult moeten afzeggen of verplaatsen en onderneem op tijd actie. Je doet die ander – en op termijn jezelf – er een groot plezier mee. En ja, misschien wordt het ook eens tijd om wat vaker nee te zeggen en minder vaak ‘ja’ te zeggen om die volle agenda te voorkomen in plaats van te genezen door het afzeggen van afspraken.

Meer leren over slimmer leven?

Wat nóg beter werkt dan alleen bovenstaande tips volgen, is onze training assertiviteit volgen om je gezonde gesprekstechnieken, ‘stijlvolle’ manieren en slimme communicatievaardigheden aan te scherpen. Onze cursus time management helpt je dan weer verder met je overvolle agenda, en hoe je die aanscherpt. Doen!

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!

Reageer:

*

X