Je voelt de zenuwen al als je er aan denkt: dat lastige gesprek met je leidinggevende. Je bent bang dat je weer eens over woorden struikelt of om welke reden dan ook niet zo krachtig overkomt als je zou willen. Tijd om het dit keer écht anders te doen. Krachtig communiceren lukt je – in 6 stappen.
Je bent als de dood voor moeilijke gesprekken. In je hoofd kun je nog zo goed het hele gesprek uitdenken en voorbereiden, op het moment zelf sta je vaak met je mond vol tanden. Wees gerust: je bent niet de enige. Uit beroemd onderzoek van Elizabeth Newton blijkt zelfs dat effectief te communiceren maar voor een paar gelukkigen is weggelegd. Slechts 2,5% van de boodschappen wordt effectief gecommuniceerd. De basisregels communicatie zijn echt zo simpel nog niet.
Daarnaast spelen de zenuwen je parten of ga je tijdens het gesprek aan jezelf twijfelen. In je hoofd is het superhelder: jij wilt niet langer steeds moeten overwerken voor al die spoedklusjes. En je weet door het boek ‘Elke Dag Om 15.00 Uur Klaar’ inmiddels dat het je productiviteit niet ten goede komt als je je na een achturige werkdag ook na 17.00 uur nog half slapend op die ene spoedklus moet storten.
En dat ga je nu eens écht stellig brengen.
Maar in de praktijk? Tja, je bent bang dat je boodschap er weer net wat minder soepeltjes uitkomt. Minder krachtig ook. En je vindt dat dat maar eens afgelopen moet zijn.
Kort en krachtig communiceren: verbaal en non-verbaal
Gelukkig kun je krachtig en effectief communiceren prima leren. Een cursus assertiviteit kan je daarbij helpen, maar ook de 6 stappen in dit artikel bieden je een uitstekende helpende hand voor krachtige communicatie in zelfs het meest lastige gesprek. In de zin van verbale én non-verbale communicatie.
Beter communiceren draait zeker niet alleen om twijfeltaal overboord gooien en krachtige woorden gebruiken. Elke boodschap bestaat uit verbale en non-verbale communicatie. Je kunt nog zulke krachtige woorden gebruiken, maar die verliezen hun waarde als je boodschappen verbaal en non-verbaal niet op elkaar aansluiten. Bijvoorbeeld als je je woorden heel zachtjes uitspreekt, je ogen op de vloer richt of je benen onzeker over elkaar kruist.
En dus gaan we het anders doen: kijken naar wat je in je verbale en non-verbale communicatie kunt veranderen om voortaan krachtig te communiceren.
Stap 1. Bereid voor wat je wilt zeggen
Onzekerheid tijdens een gesprek ontstaat vaak als je totaal overrompeld wordt door de reactie van de ander of niet meer weet wat je nu eigenlijk wilt zeggen. Of doordat je vanwege de zenuwen maar om de hete brij heen draait en juist te veel uitweidt over dingen die er niet toedoen.
Dat kun je gelukkig voorkomen door je goed voor te bereiden op het gesprek. Dat betekent twee dingen:
- Reserveer tijd voor het gesprek. In je agenda én in de agenda van de ander.
- Bedenk wát je wilt zeggen en tégen wie je het gaat zeggen (als in: wat weet diegene al, hoe zou diegene kunnen reageren, wat is zijn perspectief?).
Tijd reserveren is een heikel punt, dat je zeker niet over het hoofd mag zien. Als jij op hete kolen zit tijdens het gesprek omdat je yogales over een half uur begint, zal je boodschap zéker niet krachtig uit de verf komen. Net zoals je waarschijnlijk niet bepaald lekker zit in het gesprek als de ander jou tussen twee meetings door snel, snel, snel te woord staat.
Dus: geef aan dat je een gesprek wilt voeren, ruim er tijd voor in en vraag je leidinggevende ook om er tijd voor te maken. Dan is timemanagement in elk geval geen dingetje.
Altijd tijd tekort? Doe timemanagement-tips op!
Zit jij nu altijd om tijd verlegen en ben je bang dat er ook bij deze meeting wel iets tussendoor komt? Wij van WC-eend adviseren WC-eend. Of nou ja, wij van Tijdwinst.com kunnen je ons Instagram-account van harte aanbevelen om je wekelijkse dosis timemanagement-tips op te doen. Dan gaat een krappe planning jou niet meer overkomen.
Stap 2. Laat je houding voor je werken
Wereldleiders als Angela Merkel doen het ook. Door enkel en alleen de juiste pose aan te nemen, kun je in één klap krachtiger overkomen. Powerposes noemen we die haast magische houdingen die volgens professor Amy Cuddly, aangesloten bij Harvard Business School, uitstekend werken.
Een paar toptips om jouw houding het werk voor je te laten doen:
- Neem een open en grootse houding aan. Maak jezelf groot door je benen uit elkaar te zetten en neem ruimte in tijdens je verhaal. Loop door de ruimte, maak gebaren en blijf niet stokstijf staan. Kruis ook niet je benen voor je lichaam en sla geen armen over elkaar heen. Een open houding werkt beter.
- Maak oogcontact. Niet te vluchtig (dat oogt juist onzeker en angstig), maar kijk de ander steeds een seconde of 2-3 aan. Ook als jij aan het woord bent. Daarmee straal je zelfvertrouwen uit én communiceer je ook nog de fijne boodschap dat je luistert.
- Let op je gezichtsuitdrukking. Die spreekt boekdelen. Volgens Robin Dreeke (hoofd van het Gedragsanalyse Programma bij het FBI en dus een ster in ontdekken of mensen iets te verbergen hebben) is het vooral zaak om onderdelen van je gezicht omhoog te trekken. Dat geldt vooral voor je mondhoeken, kin en wenkbrauwen. Let op: doe dat wel lichtjes en subtiel.
Inge vertelt je er meer over.
En vindt het gesprek online plaats? Ook dan is oogcontact maken en op je gezichtsuitdrukking letten belangrijk. Daarnaast is het slim om niet te wilde handbewegingen te maken. Dat kan onbewust bedreigend of zelfs agressief overkomen, nog naast het feit dat het wat afleidend werkt. Probeer daarnaast om tijdens een online gesprek eens te gaan staan. Sta op uit je stoel, recht je rug, houd je schouders naar achteren en neem een open houding aan. Het geeft je vaak vanzelf al een meer zelfverzekerde en energieke uitstraling.
Stap 3. Praat langzaam, maar kort en bondig
Wie razendsnel ratelt, komt zenuwachtig en onzeker over. Verlaag je spreektempo dus iets. Daarmee oog je eerder kalm en zelfverzekerd, ook als je dat eigenlijk niet bent. Merk je dat je tempo vanzelf weer versnelt? Neem dan een slok water of adem één keer diep in en uit tijdens je verhaal. Dan kun je het daarna op een rustiger tempo voortzetten.
Langzaam praten betekent trouwens niet dat je meteen minutenlang aan het woord moet zijn. Kort en bondig communiceren is juist dé truc om effectief te communiceren. Kom dus snel tot de kern, laat totaal overbodige voorbeelden achterwege, bereid je boodschap goed voor en gebruik deze tips om kort en bondig te communiceren.
Over kort en krachtig communiceren gesproken: strooi ook zeker niet met moeilijke woorden. Daarmee maak je je verhaal niet alleen onbegrijpelijk en onnodig lang, maar kom je volgens Princeton-onderzoek zelfs dommer over. Beter houd je het eenvoudig dus.
Stap 4. Laat stiltes vallen
Misschien erger je jezelf er weleens aan als dat ene woordje te pas en te onpas uit je mond floept: ‘uh’. Wat beter werkt? Vervang dat woord door een stilte. Het woordje ‘uh’ getuigt namelijk van onzekerheid en zenuwen. En dat is nu net niet wat je wilt bij krachtig communiceren.
Ligt ‘uh’ op het puntje van je tong? Slik het dan in en laat in plaats daarvan een minimale stilte vallen.
Dat gaat je helpen om beter uit je woorden te komen en krachtiger over te komen.
Nog een fijn pluspunt: een pauze vestigt de nadruk op wat je net hebt gezegd. Een stilte na de punchline (dé boodschap waar het allemaal om draait) geeft een belangrijke boodschap af aan de ander: wat je net hebt gehoord, moet je in je oren knopen. Je geeft daarmee de ander ook de ruimte om te verwerken wat je net hebt gezegd.
Stap 5. Maak je standpunt superhelder
Wil je beter communiceren? Filter dan elke vorm van vaagheid uit je boodschap. Dan gaat het om twijfeltaal als ‘een beetje’, ‘misschien’, ‘het zou kunnen dat’ of ‘ik vraag me af of’. Wees liever superconcreet in je feedback en voorstel. Zeg waar het op staat zonder onnodige inleidingen of vage woorden. Wees ook heel duidelijk in hoe jij het graag zou zien in plaats van enkel te benadrukken wat je niet wilt.
Dus niet:
‘Ik merk dat ik het een beetje vervelend vind om vaak over te werken. Dat komt best vaak voor. Misschien kunnen we iets bedenken om daar wat aan te doen.’
Maar wel:
‘De laatste weken heb ik een aantal keer overgewerkt omdat er te veel werk op mijn bordje lag. Mijn werkdagen zijn van 9 tot 5, dus ik zou graag afspreken dat ik verzoekjes enkel nog tot 5 uur oppak. De rest komt de volgende dag.’
Hoe meer ruimte jij overlaat voor twijfel, hoe wankeler je boodschap ook is. Dus wil je echt krachtig communiceren? Denk dan heel goed na over jouw voorstel en breng dat zonder twijfel.
Stap 6. Luister – op een reflectieve manier
In elk handboek met basisregels communicatie zal je niet alleen tips vinden voor effectief communiceren als spreker. Ook luisteren is een essentieel onderdeel van krachtige communicatie. Sterker nog: volgens het Pareto-principe zou je in het ideale gesprek 80% van de tijd moeten luisteren en 20% van de tijd aan het woord moeten zijn.
Het klinkt zo simpel, luisteren. Je zet je oren open, knikt af en toe met je hoofd en probeert ondertussen niet een ongeduldige blik op je horloge of telefoon te werpen als je gesprekspartner wat lang van stof is. Maar nee, écht luisteren gaat net een stapje verder dan af en toe ja knikken.
Luisteren betekent dat je de ander ook de ruimte geeft om zijn verhaal te vertellen. Oftewel: actief luisteren. Juist omdat dat jou ook laat zien of de ander jouw verhaal goed begrepen heeft én omdat je zo zicht krijgt op zijn visie. Stel ook zeker vragen als iets jou niet helemaal duidelijk is of als je denkt iets aan het gezicht van de ander af te lezen.
Juist door aandacht te besteden aan de visie van de ander én door vragen te stellen en dóór te vragen, kun je samen tot een goede oplossing komen.
Volg een assertiviteitstraining: dé cursus krachtig communiceren die jou helpt
Wil je een volgende keer niet weer met knikkende knietjes tegenover je baas hoeven te zitten bij een lastig gesprek? Staat beter uit je woorden komen bovenaan jouw lijst met skills die je nog wilt verwerven? Je kunt beter in gesprekstechnieken worden met een assertiviteitstraining.
Leer hoe je op een zelfverzekerde manier zegt waar het op staat, jouw punt maakt én je grenzen aangeeft.
Volg onze nr. 1 assertiviteitstraining (kan ook online!). Da’s effectiever dan welk handboek basisregels communicatie dan ook.
Stevig in je schoenen staan is namelijk de basis voor beter in gesprekstechnieken worden. Ook als er een volgende keer wéér een spoedje bij je over de schutting wordt gegooid.
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
