Je hebt al een tijdje het gevoel dat je collega niet naar jouw ideeën luistert. Je voelt je niet serieus genomen en dat frustreert je. Je wilt er dan ook graag iets van zeggen. Of nee – je móet er iets van zeggen, dat weet je. Maar ja, de confrontatie aangaan met collega’s – is dat wel zo nodig? Ja dus! En kun jij dat wel? Ook ja! Deze 5 stappen helpen je.
De confrontatie aangaan? Doen, ook op het werk!
Nu komt er misschien meteen een kritisch stemmetje in je op. “De confrontatie aangaan, moet je dat nou wel doen?”. Misschien had je collega het helemaal niet zo bedoeld. Is het wel echt zo’n ding? En verandert je collega niet uit zichzelf wel na een tijdje?
Allemaal redenen om de lieve vrede te bewaren en verder te gaan met je werk. Met hetzelfde blok aan frustratie als dat je van binnen voelde toen het tijdens de vergadering gebeurde – dat wel.
Helaas helpt conflictvermijdend gedrag je niet van je frustratie af. De ander help je er ook niet bepaald mee als jij hem voortaan geïrriteerd uit de weg gaat.
Het ding is: mensen zullen niet zomaar hun gedrag aanpassen. Zeker niet als ze geen flauw benul hebben dat iets wat zij doen vervelend of kwetsend is.
De kracht van feedback
Reden genoeg om er wél wat van te zeggen. Bovendien kun je door feedback uit te spreken misverstanden uit de wereld helpen. Misschien had je collega het inderdaad niet verkeerd bedoeld, maar vat jij het wel zo op. Fijn voor beide partijen als jullie tot dat inzicht komen! Je kunt dan beter begrijpen waarom de ander iets doet en weet dat het niet aan jou ligt. Andersom weet de ander daardoor wat jij wel en niet fijn vindt in de omgang.
Wacht dus niet af en trap ook niet in je eigen smoesjes (“Ik zeg er een volgende keer wel wat van”), maar kom in actie door de confrontatie aan te gaan. Met andere woorden; wees assertief. Dat kan prima op een respectvolle manier met deze 5 stappen.
Stap 1: vul niet in voor de ander
Gedachten invullen voor anderen is een niet zo fijne gewoonte waar veel mensen last van hebben. Misschien denk je bij voorbaat te weten hoe je collega gaat reageren als je hem met zijn gedrag confronteert. Hij zal het vast overtrokken vinden, boos worden of gekwetst zijn.
Of nou ja, dat dénk je. Je kunt nooit zeker weten of die slechte scenario’s uitkomen totdat je daadwerkelijk de confrontatie aangaat.
Het kan best zijn dat je collega juist blij is dat je iets zegt, zeker als hij zich helemaal niet bewust is van zijn gedrag. Misschien worstelde je collega hier zelf al een tijdje mee en zijn je tips juist hartstikke welkom.
Zie de confrontatie aangaan dus niet als iets vervelends wat je de ander aandoet. Vertrouw erop dat je de ander hiermee kunt helpen. Ook doordat uitspreken waar je mee zit jullie samenwerking alleen maar ten goede komt.
2. Maak een bruggetje
Vind je het lastig om de confrontatie aan te gaan, zelfs als je het onderwerp zelf heel belangrijk vindt? Maak het jezelf gemakkelijker: begin met een vraag aan de ander of je feedback mag geven.
Nu kun je natuurlijk beginnen met “Mag ik wat lastigs tegen je zeggen?”. Maar nee, dat komt de kracht van je feedback niet ten goede. Beter is het om te beginnen met een zelfverzekerde vraag als “Mag ik je iets zeggen?” of “Kan ik je een tip geven?”. Daarmee creëer je voor jezelf een bruggetje om erover te beginnen en geef je de ander ook het gevoel dat hij niet ongevraagd feedback in de maag gesplitst krijgt.
Zoek na dit aanloopje het liefst een rustige plek op waar jullie het gesprek kunnen voeren. Dat is voor beide partijen fijner dan in een drukke ruimte zitten waar iedereen jullie kan horen.
3. Zorg voor een positieve focus
De beste confrontaties beginnen met een helder doel voor ogen. Bedenk van tevoren wat jij als resultaat uit het gesprek wilt halen. Bepaalde afspraken? Excuses van die persoon? Of een oplossing en een afspraak om het de volgende keer anders aan te pakken? Ga met een helder idee over jouw gewenste uitkomst het gesprek in. Dat helpt je om daadwerkelijk ergens toe te komen.
Ook is het belangrijk om het gesprek positief in te steken. Focus op de gewenste uitkomst in plaats van op de frustraties die jij hebt. Leg de nadruk dus niet zozeer op wat er nu mis gaat, maar focus vooral op wat je dan wél qua gedrag zou willen zien.
Onderzoekers Miller en Rodnick gaan in hun boek over motiverende gespreksvoering uitgebreid in op waarom het helpt om met een oplossing in gedachten te starten. Motiveren is volgens hen een kwestie van duidelijk maken hoe het huidige gedrag van een persoon verschilt van zijn doelen.
Stel: je collega wil graag met jou samen een belangrijk projectdoel realiseren. Dan kun je benadrukken dat jullie doel beter in zich komt als je collega jou ook de ruimte geeft om ideeën in te brengen. Dat doel aanstippen werkt een stuk beter dan vanuit je boosheid reageren.
4. Kom tot de kern
Veel mensen hebben er een handje van om hun feedback goed in te dekken. “Ehm sorry, maar misschien zou het een idee zijn om eens te kijken naar manieren om…” Oftewel: een heleboel woorden om een XL-aanloop naar je feedbackboodschap te nemen. Ons advies: niet doen!
Je boodschap verliest daardoor alleen maar aan kracht. Je maakt er een heel subtiele suggestie van, die je collega zo van tafel kan vegen om het voortaan weer op zijn eigen manier aan te pakken.
Ga daarnaast je boodschap ook niet sandwichen. Je feedback aankleden met positieve complimenten haalt de kracht ervan alleen maar naar beneden. Bovendien heeft een compliment over iets totaal anders weinig te maken met wat je wilt zeggen over de meeting van vanochtend. Geef dat compliment dus liever op een ander moment.
Gebruik het 4 G’s feedback-model
Snel tot de kern komen werkt beter. Zeg het waar het op staat met niet meer woorden dan nodig is.
Een handige manier om dat aan te pakken, is met het 4 G’s feedback-model. Heeft niets te maken met 4G-internet, wel alles met 4 G’s die je helpen om je feedback in een effectieve vorm te gieten. Die 4 G’s zijn Gedrag, Gevoel, Gevolg en Gewenst Gedrag.
Dat werkt in grote lijnen als volgt:
- Beschrijf eerst het feitelijke gedrag dat je bij de ander hebt geobserveerd. Houd het bij één situatiebeschrijving. Wacht nog even met het delen van je mening erover. (“Ik merkte vanochtend dat je me niet liet uitpraten tijdens onze bespreking.”)
- Benoem vervolgens welk gevoel dat gedrag in jou teweegbrengt. (“Daardoor voel ik me niet gehoord.”)
- Benadruk daarna wat het gevolg is van dat gedrag. (“Doordat ik mijn feedback niet kon delen, kunnen we mijn punten niet meenemen in het aangepaste projectplan.”)
- Benoem wat in jouw ogen dan wél gewenst gedrag zou zijn. Maak dit concreet en probeer tot afspraken te komen. (“Het zou fijn zijn als we voortaan een rondje doen aan het begin van de meeting, waarin we een voor een onze feedback benoemen.”
5. Laat de ander reageren
Daarna ben je er nog niet. De vijfde stap is er één om zeker niet te vergeten. Tot een oplossing komen doe je niet alleen met een suggestie van jouw kant. Vragen stellen helpt om ook de ander aan het woord te laten. Geef je collega ruimte om te reageren en om het daarbij eventueel met je oneens te zijn. Vraag ook wat je feedback met je collega doet als je ziet dat het hem raakt.
Ook al hoop je van niet, toch kan het zo zijn dat je collega anders reageert dan je zou willen. Blijf in dat geval vriendelijk, vraag om toelichting en luister daar aandachtig naar. Actief luisteren helpt daarbij.
Besef ook: misschien ziet je collega wel geen oplossing voor het probleem of herkent hij zich niet in je beschrijving. Leg je erbij neer dat je niet koste wat kost de confrontatie hoeft te winnen. Je hebt aangegeven wat zijn gedrag met je hebt gedaan, waardoor je collega daar in ieder geval van af weet. Wil diegene er niets mee doen, dan is dat misschien maar zo. Choose your battles. Het enige wat je in zo’n geval kunt doen is je eigen gedrag aanpassen. Door assertiever te worden bijvoorbeeld!
De confrontatie aangaan? Let op je eigen houding!
Waar of wanneer je ook een confrontatie aangaat, één ding is daarbij essentieel: je lichaamshouding. Wanneer jij als een zoutzak tegenover je collega staat, zal je feedback niet krachtig overkomen. Een zelfverzekerde houding, goed stemgebruik en een duidelijke visie op wat je wilt bereiken met het gesprek zijn al een enorm pluspunt voor hoe je boodschap overkomt.
Wat ook helpt? Werken aan je assertiviteit:
Met een assertiviteitstraining
Leer op te komen voor jezelf, stevig in je schoenen te staan en daardoor automatisch beter in staat zijn om confrontaties aan te gaan. Tijdens onze 1-daagse assertiviteitstraining (zowel offline als online te volgen en beoordeeld met een 9,3!) leer je alles wat jij nodig hebt om voortaan assertiever te zijn. Zowel tegenover je collega als in welke andere situatie dan ook.
