Elke week is een race tegen de klok en de stapel werk wordt maar niet minder. Vastbesloten hier verandering in te brengen, stap je naar je leidinggevende. Maar hij lijkt je niet te begrijpen en gooit het op jouw planningsskills. Gefrustreerd kom je het gesprek uit. Wat moet je daarmee? Eén advies: sluit je niet meteen af voor zijn feedback. Probeer te leren van zijn visie en alsnog samen tot een oplossing te komen. Reflectief luisteren gaat je daarbij helpen!
Als je naar je leidinggevende stapt om het over je overvolle agenda te hebben, hoop je misschien vooral dat hij met een oplossing komt. Je bent er klaar mee steeds nog op vrijdagmiddag gehaast bezig te zijn om de laatste deadlines te halen. Je hoopt dat je leidinggevende je workload kan beperken, zodat het vanaf volgende week anders gaat.
Maar helaas ziet je leidinggevende dat anders. Hij vindt dat je volle agenda een gevolg is van je eigen verkeerde tijdsinschattingen. In plaats van wat te schrappen in je planning, biedt hij aan om een cursus timemanagement te volgen waarmee je die situatie voortaan beter kunt tegengaan.
Jij voelt je niet gehoord en haakt al snel af. Nu is er nog niets aan je takenpakket aangepast, en op die cursus zat je helemaal niet te wachten. Hoe moet je dat nu weer inplannen tussen het werk door? Dit gesprek gaat niet werken.
Maar is dat wel zo?
Pas op met de slachtofferrol!
Die afhaakreactie is hartstikke logisch. Het is zelfs biologisch gezien te verklaren. Een oer-reactie. Je voelt je aangevallen en wilt die aanval het liefst wegmaken door te vluchten, vechten of bevriezen – net als onze voorouders in het tijdperk zonder wifi en met jagers, verzamelaars en mede-mensen met knuppels. Toch is het zinvol om voor de feedback van je leidinggevende open te staan. Al is het maar omdat een “aanval” in deze tijd lang niet meer zo gevaarlijk is als toen mensen in de oertijd nog geknuppeld door het leven gingen.
Je kunt tijdens het gesprek met je leidinggevende in de slachtofferrol kruipen. Je voelt je benadeeld en hebt misschien geen zin meer met je leidinggevende de confrontatie aan te gaan.
De slachtofferrol is alleen geen handige rol om aan te nemen. Dat is een van de eerste lessen die je bij elke assertiviteitstraining zult leren. Deze rol weerhoudt je ervan verantwoordelijkheid te nemen en naar oplossingen te zoeken. Bovendien kan het je tegenhouden om het gesprek met je leidinggevende te voeren en daar lessen uit te trekken.
In plaats van in de slachtofferrol te kruipen, kun je beter openstaan voor feedback en je verantwoordelijkheid nemen. Zelfs als je leidinggevende onredelijk zou zijn, dan nog is een goed gesprek met z’n tweeën essentieel om verder te komen.
De techniek van reflectief luisteren helpt je om weer op één lijn te komen met je leidinggevende, zodat hij zich begrepen voelt, zodat jij meer openstaat voor zijn feedback en zodat jullie weer samen door één deur kunnen. Mét een passende oplossing voor jouw volle agenda.
Sta open voor feedback en blijf in gesprek
Stappen verder komen begint met luisteren naar de ander en openstaan voor feedback. Natuurlijk hoef je de feedback van je leidinggevende niet slaafs op te volgen. De beste oplossingen zijn de oplossingen waar jullie samen toe komen. Dat begint met begrip tonen voor wat je leidinggevende zegt. Niet meteen de hakken in het zand zetten, maar de kern waar je wél iets mee kunt uit zijn feedback halen.
Daar is reflectief luisteren een handige tactiek voor. Het is een goede manier om begrip te tonen voor de ander, om de ander aan te moedigen meer te vertellen en om sneller tot de kern te komen. Daarnaast helpt het je om beter te luisteren, omdat je nog meer gefocust bent op wat je leidinggevende te zeggen heeft (in plaats van op hoe je jezelf kunt verdedigen).
Hoe kun je goed reflecteren?
Reflectief luisteren is wat anders dan passief luisteren of actief luisteren. Het is een handige tactiek uit de motiverende gespreksvoering, die je helpt bij beter leren luisteren en daardoor eerder tot de kern komen.
Bij passief luisteren kruip je volledig in de luisterrol: je neemt alles wat de ander zegt in je op, zegt zelf nauwelijks iets en stimuleert de ander vooral om door te praten. Bij actief luisteren is je bijdrage iets groter: je vraagt door op wat de ander zegt om hem nog beter te begrijpen.
Reflectief luisteren is actiever: je neemt meer zelf het heft in handen. Dat doe je door in jouw woorden samen te vatten hoe je de feedback van je leidinggevende interpreteert.
Een goede reflectie is:
- To the point. Niet langer dan nodig dus. En zonder inleidende zinnen als “Ik begrijp dat…”
- Neutraal. Je geeft nog geen oordeel over wat je uit de woorden van de ander haalt. Zowel wat je zegt als hoe je het zegt, moet neutraal zijn. Zorg er dus voor dat ook je intonatie of mimiek vrij zijn van een oordeel.
- Geformuleerd als een stelling (met dalende intonatie). Laat het dus geen vraag zijn, maar maak het wat stelliger. “Je zegt dat…” in plaats van “Dus zeg je daarmee dat…?”.
- In je eigen woorden. Je reflectie is geen woordelijke herhaling van wat de ander zegt, maar een samenvatting in je eigen woorden van hoe jij het hebt begrepen. Zo voeg je eigenlijk iets toe aan het gesprek en creëer je een goede basis om verder te gaan.
Na de reflectie kan het gesprek twee kanten opgaan.
- Je leidinggevende herkent zich in je reflectie en vertelt verder.
- Je leidinggevende voegt iets toe of corrigeert jouw reflectie. In dat laatste geval geef je vervolgens een nieuwe reflectie, totdat je leidinggevende je begrijpt.
Hoe ziet reflectief luisteren er precies uit?
In de praktijk toegepast kan zo’n reflectie verschillende vormen aannemen. Je kunt een eenvoudige reflectie doen, waarmee je bijna woordelijk teruggeeft wat je leidinggevende heeft gezegd:
“Het verbeteren van mijn timemanagement is volgens jou dus een goede eerste stap om een volle agenda te voorkomen.”
Daarnaast is soms een tweezijdige reflectie handig. Dit betekent dat je twee (tegenovergestelde) punten benadert die de ander heeft uitgesproken. Die techniek kan handig zijn als je leidinggevende iets tegenstrijdigs opwerpt. Je geeft die tegenstelling met dit type reflectie terug aan je leidinggevende, maar dan op een subtiele niet-aanvallende manier:
“Je geeft dus aan dat mijn eigen agendabeheer de oorzaak is van de hoge werkdruk, maar dat we ook als bedrijf te veel opdrachten hebben aangenomen.”
Ook handig is om in je reflectie meerdere punten uit het gesprek aan elkaar te koppelen. Daarmee kun je in één keer een deel van het gesprek samenvatten. Handig voor jezelf en ook handig voor je leidinggevende omdat het gesprek dan sneller de juiste kant op gaat. Een voorbeeld van zo’n verbindende reflectie:
“Je gaf net aan dat het een drukke periode is voor iedereen op het werk door de grote toestroom aan opdrachten. Collega Y was daarvoor ook al bij je gekomen gisteren.”
Als je je echt niet kunt vinden in wat je leidinggevende zegt, kun je ook een versterkende reflectie gebruiken. Pas hier wel mee op en maak het niet te aanvallend. Bij dit type reflectie zet je wat de ander zegt bewust extra aan, waardoor je juist uitlokt dat hij je stelling ontkracht en dat je ruimte creëert voor een andere suggestie. Bijvoorbeeld:
“Er is dus eigenlijk niets te doen aan mijn workload. Het blijft nog wel een tijdje zo druk als nu.”
Zo’n uitspraak kan je leidinggevende stimuleren om nog een keer na te denken over wat dan toch een oplossing zou zijn.
Wat als je je niet in de oplossing kunt vinden?
Kom je ook met reflectief luisteren niet tot een oplossing waar jij je in kunt vinden? Dan vraagt de situatie waarschijnlijk om iets meer actie dan enkel luisteren. Geef terug aan je leidinggevende in de vorm van feedback dat de aangedragen oplossing voor jou niet voldoende is of dat het iets met je doet. Natuurlijk op een constructieve manier.
Zowel de ik-ik-jij-feedbackmethode als het 4G’s feedbackmodel kunnen je hier goed bij helpen. Uitgangspunt bij beide modellen is dat je dicht bij de feiten blijft. In plaats van in de aanval te gaan en direct je eigen mening te verkondigen, vertel je wat je opmerkt en wat je daar niet prettig aan vindt. Juist door het bij jezelf te houden, voorkom je dat je leidinggevende de deur dicht gooit en creëer je een goede basis voor een constructief gesprek.
Sterker in je schoenen staan? Volg een assertiviteitstraining
Wil je in dit soort situaties meer handige technieken kunnen gebruiken om je grenzen aan te geven? Dan is een (online) assertiviteitstraining een slimme stap. Bij onze training – de populairste van Nederland – leer je hoe je op een nette manier voor jezelf opkomt. Natuurlijk met oog voor alle actuele theorieën en methoden die jou een zetje in de goede assertieve richting geven.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
