Feedback geven – 4x wat je (nu) fout doet

We doen het vaak verkeerd of – nog erger – we laten het maar helemaal achterwege, omdat het zo ongemakkelijk en vervelend is. Feedback geven lijkt een lastig karwei. Maar dat komt doordat je het (op 4 manieren) fout doet. Herken ze, en je maakt feedback geven weer simpel en collegiaal!

Het ís ook vervelend en ongemakkelijk. Samen op een afgesproken tijdstip bij elkaar gaan zitten om de ander te vertellen ‘hoe hij het doet’, als je een beoordelingsgesprek hebt. Of je feedback aan een collega mailen voor de 360 graden feedback ronde nadat het laatste project is afgerond. Of zelfs directe feedback geven als je collega een suggestie doet in een vergadering en jij het echt maar helemaal niks vindt.

Maar dat commentaar uiten, dat kán ook op een manier die niet vervelend en ongemakkelijk is. Waarmee je niemand voor op z’n (lange) tenen trapt. Sterker nog: er is een manier die jou niet alleen niet vervelend maakt met je feedback en commentaar – het maakt dat je juist gewaardeerd wordt als collega. Het is niet alleen niet schadelijk voor jullie relatie – het werkt juist bevorderend.

Een betere relatie met je collega door feedback geven. Dat bestaat dus.

Als je het communicatie-expert Georgia Murch, auteur van ‘Fixing Feedback’ vraagt tenminste. Zij heeft namelijk een paar bijzondere inzichten – waarom feedback geven niet werkt zoals jij het nu (niet) doet – en heldere alternatieve manieren – 4 tips – voor je.

Feedback geven – werkt (zo) niet

2 redenen, volgens Murch.

Gebrekkige managers

Veel managers zijn in die positie terecht gekomen doordat ze gegroeid zijn in functie. Ze zijn manager geworden, maar hebben daar geen gerichte opleiding voor gehad. De communicatie- en leiderschapsvaardigheden die daarvoor nodig zijn, heeft niet iedereen van zichzelf. Je krijgt het niet als bij toverslag bij je promotie erbij. Het hapert vaker in gebrekkigheid dan dat een manager wel automatisch goed is in communicatie, leiden en het cruciale onderdeel daarvan: feedback geven.

Veel managers zijn onopgeleid in het leidinggeven. Dat maakt ze slechte feedback gevers.Click To Tweet

Voorzichtige collega’s

Veel collega’s wagen zich niet aan elkaar feedback geven. De relatie is gelijkwaardig en een portie feedback zou het kunnen doen lijken dat de één boven de ander staat. Kan niet goed zijn voor de relatie, dus laat je het maar achterwege. Vooral in kleine bedrijven, teams of afdelingen lijkt het feedback geven lastig – omdat het geen gewenst sociaal gedrag is.

“Zonde!”, zegt Georgia Murch. Want met feedback geven kun je als leider of collega (juist in een klein team!) het verschil maken tussen en benauwde en een open, vrije, aangename werkplek. Ze zag het verschil met eigen ogen in de praktijk, waar ze feedback advies geeft aan grote organisaties en kleine teams:

“Een maand geleden hadden ze een hoop problemen met elkaar – doordat ze te bang waren om ze te zeggen, omdat ze zo’n klein team zijn en de hele dag op elkaars lip zitten en ze die relatie niet willen schaden. Toen ze leerden hoe ze die gesprekken wel aan moesten gaan met elkaar, bracht dat de relatie juist vertrouwen en respect in plaats van schade. Hun productiviteit was bovendien opmerkelijk [gestegen].”

Haar conclusie:

“Hoe kleiner het team, hoe groter het verschil.”

Het verschil als je wél weet “hoe je dat gesprek moet aangaan met elkaar”. Maar hoe moet je dat gesprek aangaan met elkaar? Door te stoppen met de feedback fouten maken, die je nu maakt – als al aan feedback geven doet.

feedback gevenDie kunnen goed overweg. Vast door het (juiste) feedback geven.

Feedback geven – 4x wat je fout doet

De manier(en) waarop je nu feedback geeft: dat kan beter. Je denkt misschien nog steeds aan een beoordelingsgesprek waarin je feedback geeft of krijgt. Aan die 360 graden feedback methode met collega’s onderling. Of aan direct commentaar leveren wanneer iemand iets oppert en je vindt het niets, in een vergadering bijvoorbeeld. Of je waagt je überhaupt niet aan feedback geven, omdat het sociaal zo ongemakkelijk is.

Maar in al die gevallen denk je verkeerd over feedback geven.

Het hoeft namelijk niet op een formeel afgesproken moment (beoordelingsgesprek, 360 graden ronde) te gebeuren en hoeft niet alleen te zijn wanneer je het ergens niet mee eens bent of iets beter kan (direct commentaar op suggesties, correcties).

Bovendien is geen feedback geven wanneer het nodig is erger dan slecht feedback geven.

En, de crème de la crème van de feedback geven tips: je moet het eigenlijk niet alleen over feedback geven hebben, maar net zo goed over feedback ontvangen. Ze gaan namelijk hand in hand, in elke rang en stand.

Waar het dus misgaat, volgens Murch:

1. Je wacht te lang

Wacht niet tot dat formele beoordelingsgesprek in het volgende kwartaal om terug te komen op een onhandig gevoerd klantgesprek dat je vandaag ziet gebeuren. En hou het niet achter als je ziet dat je collega praktischer kan omgaan met printmateriaal. Geef je feedback, zodra je iets ziet gebeuren dat vraagt om feedback. Hou je niet stil, hou het niet achter, spreek je uit.

Geef je feedback zodra je iets ziet dat erom vraagt. Zo blus je kleine brandjes.Click To Tweet

Murch:

“Ik heb het in het boek over ‘zaken in de kiem smoren’. Je ziet iets gebeuren en je benoemt het. Als je jezelf dat aanleert, blus je telkens alleen kleine brandjes in plaats van omgaan met een bosbrand aan dingen die je 3 maanden lang niet benoemde.”

2. Je gaat confrontaties uit de weg

Omarm confrontaties. Ze zijn niet slecht. Confrontaties niet aangaan: dat is wel slecht.

“Confrontaties uit de weg gaan, vooral in kleine teams, leidt uiteindelijk alleen maar tot afname in productiviteit en motivatie om naar het werk te komen – wanneer dingen niet uitgesproken worden. Het is zo belangrijk om dingen uit te spreken. In veel gevallen is dat in je hoofd veel erger om te doen dan het in het echt is.”

3. Je bent te kritisch

Bij feedback geven denk je aan commentaar leveren, op tenen trappen, vervelende kritiek uiten. Maar bedenk je goed dat feedback geven juist ook positief kan zijn. Het zou zelfs voornamelijk positief moeten zijn! Ratio 1 op 5 om precies te zijn. Oftewel: voor elke keer dat je negatieve feedback levert, moet er 4 keer positieve feedback tegenover staan.

Zeg het dus juist ook wanneer dingen goed gaan. Op het moment dat je collega die opmerking heel juist plaatst in de vergadering, als een klantgesprek echt uitstekend klonk, als je blij bent met hoe je collega je dat rapport zo netjes aanleverde. Benoem alle positieve dingen die los en vast zitten, vier keer zoveel als de negatieve dingen waar je tegenaan loopt.

Niet geforceerd (“shit ik zei iets slechts, nu moet ik nog iets goeds zoeken!”), maar gewoon benoemen wat je ziet – goed of slecht.

“Dit is in feite het geheime wapen. Mensen voelen zich tot elkaar aangetrokken wanneer ze gezien en gewaardeerd worden. Psychologisch gezien sta je dan ook meer open voor de opbouwende kritiek, omdat je weet dat je ook gewaardeerd wordt voor wat je goed doet.”

feedback gevenHet geheime wapen: niet alleen ‘opbouwende kritiek’, hou het positief!

4. Je geeft, maar ontvangt niet

We hebben het wel over feedback geven, maar iedereen die feedback geeft zou hem ook moeten ontvangen. Of je nu collega, manager of top-directeur bent. Wees open over het feit dat je het zelf ook graag hoort wanneer iets goed gaat (positieve feedback) of beter kan (negatieve feedback) van welke collega dan ook.

Feedback geven moet namelijk wederzijds kunnen zijn, anders zit er inderdaad een scherp (a)sociaal en (anti-)collegiaal randje aan. Feedback geven = feedback ontvangen, is de regel. 

Het moet geen les leren of vinger tikken zijn, maar een vorm van wederzijds respect en samenwerken. Samen met elkaar verbeteren of complimenteren, in plaats van vingers naar elkaar wijzen – dat is feedback geven in een vorm die je sociale en collegiale relatie niet in de weg zit, maar juist vooruit helpt. Elkaar vooruit helpen.

“Mijn favoriete uitspraak over feedback is dat je een ‘levend’ voorbeeld moet zijn, geen ‘sprekend’ voorbeeld. Het is allemaal goed en wel dat we iemand feedback geven, maar als we er niet voor openstaan om het zelf ook te krijgen – hoe kunnen we dat dan van een ander verlangen?”

Collegialiteit van de bovenste plank, mag je wel zeggen.

Dus

Feedback geven wordt vaak verkeerd of zelfs niet gedaan, omdat het nogal lastig lijkt. Dat komt omdat het zo vaak verkeerd gedaan wordt. Onkundige managers en voorzichtige collega’s kunnen of durven het niet aan.

Typische fouten die dan gemaakt worden, zijn:

  1. Je wacht te lang met feedback geven, tot een formeel moment.
  2. Je gaat de confrontatie helemaal uit weg.
  3. Je feedback is vooral negatief, terwijl de ratio 1 negatief versus 4 positief zou moeten zijn.
  4. Je staat er niet voor open om ook feedback te ontvangen, in plaats van het alleen maar te geven (vaak top-down probleem).

Als je deze typische feedback-fouten herkend en erkend, ben je al een heel eind op weg naar wél collegiaal feedback geven. Nog professioneler en effectiever aan de slag met feedback geven? Kijk hier verder.

X