Assertief vergaderen: zo doe je dat in 6 stappen

assertief vergaderen

Ruim 47% van de kantoorwerkers stelt dat vergaderen de grootste vorm van tijdverspilling op hun werk is. Ze zien er het nut niet van in en dragen daarom maar weinig bij. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Wanneer je assertief vergadert.

Assertief vergaderen is niet alleen goed voor je productiviteit, het is vooral ook goed voor jezelf. Je stelt je actiever op, je uit jezelf beter en je bent opener.

Voordat je zover bent, is het belangrijk om een paar stappen te doorlopen voor en tijdens de vergadering. 6 stappen die je vergadervaardigheid verbeteren door je houding assertiever te maken:

1. Wees voorbereid en besluit vooraf wat jouw inbreng wordt

Tip: moeite met grenzen aangeven? Volg onze 1-daagse assertiviteitstraining!
Meer weten?

Dit is de stap die je zet voordat de vergadering begint. Wanneer je voorbereid bent (je kent de agenda, weet wie er aanwezig zal zijn en wat het doel is) ga je de vergadering een stuk zelfverzekerder in.

Op basis van de agendapunten bepaal je daarnaast wat jouw inbreng wordt tijdens deze vergadering. Je zit er tenslotte niet voor niets. Wat vind jij van het nieuwe project? Welke suggestie heb jij voor de invoering van flexwerkplekken? Wil jij meedoen aan de organisatie van het volgende teamuitje? Bepaal van tevoren waar jij staat, wat je vindt en wat je daarover te zeggen hebt.

2. Kies je plek slim

Wanneer het zover is en je de vergaderruimte binnenloopt, zet je de tweede stap: je kiest een tactische plek uit om te gaan zitten. Zorg ervoor dat je vanuit jouw plek iedereen kunt zien en aanspreken, voornamelijk de leider van de vergadering. Zo kun je niet over het hoofd worden gezien, en zie jij niemand over het hoofd.

3. Luister

Een belangrijke stap in de loop van de vergadering. Wees niet meteen de eerste die van wal steekt met zijn eigen mening en ‘belangrijke punten’. Luister allereerst naar wat er om je heen gezegd wordt. Luisteren naar anderen is namelijk één van de belangrijkste assertieve handelingen.

Luister niet alleen aandachtig, maar ook kritisch. Let op tegenstrijdigheden en feitelijke onjuistheden. Spreek je uit wanneer iemand iets zegt dat niet klopt. Zo laat je zien dat je goed oplet op wat er gezegd wordt en zet je fouten recht. Doe dit natuurlijk niet op een agressieve manier (“Er klopt niks van wat jij zegt!”) maar op een assertieve manier (“Ik hoor een tegenstrijdigheid in wat je zegt. Klopt dat?”)

4. Spreek

Zodra je de setting, de onderwerpen, de sfeer en de aanwezigen een beetje doorhebt is het tijd om zelf je inbreng tentoon te stellen. Je weet namelijk al waar je iets over kwijt wil, wat jouw inbreng is en hoe je dat gaat zeggen (dat heb je bepaald in stap 1).

Zodra het onderwerp ter sprake komt breng je je verkondiging zo snel mogelijk. Nee, je hoeft niet snel te spreken. Spreek zodra er een opening is om in te vullen. Verkondig je inbreng voordat anderen je voorgaan en er misschien een ingewikkelde (of loze) discussie ontstaat.

Terwijl je spreekt versterk je je stemgeluid met ongeveer 10% van je ‘normale’ toon. Beweeg je arm- en handgebaren iets opvallender dan normaal. Iéts opvallender, het moet geen ‘kijk-naar-mij’-show worden – je wil gewoon gehoord worden.

5. Neem een actiepunt op je

De vergadering loopt op zijn einde. Iedereen heeft gezegd wat hij wilde zeggen, inclusief jijzelf. Tijd om de actiepunten die hieruit voort zijn gekomen te verdelen. Laat in jezelf in dit punt van de vergadering nog eens van je meest assertieve kant zien en neem vrijwillig een actiepunt op je. Kies als het even gaat wel een actie die bij jou past en die je graag op je neemt. Het teamuitje regelen misschien?

6. Stel een vraag

Het laatste onderdeel: de vragenronde. Die is er niet voor niets. Managers, teamleiders en directie willen graag weten wat er speelt op ‘de werkvloer’. Er dus niets mis met het stellen van een kritische vraag of het opperen van iets nieuws. Mis je een degelijk koffiezetapparaat omdat je weet dat jij en je collega’s deze echt niet te pruimen vinden? Vraag of hier een mogelijkheid voor bestaat. Vind je de airco te hoog staan en zit je bibberen achter je bureau? Meldt het. Het is de assertieve kers op de vergadertaart.

Tip: meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'

assertief vergaderen 2
Bonustip: Let op je lichaamstaal

Laat je lichaamstaal spreken tijdens de hele vergadering, of je nu aan het woord bent of aan het luisteren bent. Het is simpel: beweeg. Laat je aanwezigheid en aandachtigheid blijken uit je bewegingen. Sla je been eens over het andere, leun achterover in je stoel en daarna weer met je ellebogen op tafel, richt je naar degene die spreekt. Kortom: wees actief en assertief aanwezig in je lichaamstaal. Het straalt dit niet alleen naar buiten toe uit, een actieve houding houd jezelf ook bij de les.

Nog meer weten over effectief vergaderen? Lees dan:

Effectief vergaderen: Stel jezelf deze 5 vragen
Effectief vergaderen: optimaliseer je vergadering met Google’s geheime recept

Mis geen enkele tip!
Meld je nu aan voor onze tips per e-mail en ontvang gratis het e-book 'Beter Slapen, Slimmer Werken'
Maximaal 2x per maand. Geen spam, beloofd!

Trackbacks

  1. […] Lees dit ook eens: • Effectief vergaderen: bespaar tijd en geld met Google’s recept • Assertief vergaderen: zo doe je dat in 6 stappen • Effectief vergaderen? Stel jezelf deze 5 […]

Reageer:

*

X