Je kent het vast. Je agenda staat al vol, maar je energie is eigenlijk op. Toch heb je ergens vorige week nog “ja” gezegd tegen een afspraak, waar je nu totaal geen zin meer in hebt (Silly, you!). “Afzeggen die handel!” zou je misschien zeggen, maar toch knaagt er iets. Kun je dit wel maken? Is dat niet onbeleefd? Veel mensen vinden het verrassend lastig om een afspraak af te zeggen. Niet omdat ze het niet willen, maar omdat ze bang zijn voor teleurstelling, gedoe of een ongemakkelijk gesprek. Dus blijven ze doorgaan, schuiven ze hun eigen planning opzij of hopen ze stiekem dat de ander zelf afzegt. Onnodig, als je het mij vraagt, want afspraken afzeggen kan ook gewoon duidelijk, respectvol en professioneel. 

Wat komt aan bod:

  1. Wanneer moet je een afspraak afzeggen? 4 gegronde redenen
  2. Wanneer is het te laat om een afspraak nog af te zeggen?
  3. Waarom vinden we een afspraak afzeggen dan toch zo lastig? 5 oorzaken
  4. Hoe voorkom je dat je afspraken überhaupt moet afzeggen?
  5. Hoe zeg je een afspraak netjes af zonder de relatie te schaden? 7 regels
  6. Geen smoesjes, maar wat zeg je dan als reden?
  7. Hoe vaak kun je een afspraak afzeggen zonder onbetrouwbaar over te komen?
  8. De rol dus van assertiviteit bij het afzeggen van afspraken
  9. Veelgestelde vragen over afspraken afzeggen

In dit artikel laat ik je daarom zien hoe je een afspraak op een assertieve manier afzegt en waarom dit soms zelfs nodig is.

Wanneer moet je een afspraak afzeggen? 4 gegronde redenen

Er zijn volgens mij een viertal situaties op te noemen, waarin je met gegronde redenen je afspraak kunt afzeggen:

1. Prioriteiten stellen

Soms merk je simpelweg dat je agenda te vol raakt. In zo’n geval is het verstandig om eerlijk te kijken naar je prioriteiten. Draagt deze afspraak echt bij aan wat nu belangrijk is of staat hij er vooral, omdat je ooit automatisch ‘ja’ zei? Als een afspraak weinig toevoegt, kan afzeggen een verstandige keuze zijn. Door ruimte te maken voor wat echt telt, voorkom je dat je agenda één lange reeks verplichtingen wordt waar je zelf nauwelijks nog regie over hebt.

 

Dit bericht op Instagram bekijken

 

Een bericht gedeeld door Tijdwinst.com (@tijdwinst)

2. Onvoorziene omstandigheden

Soms gebeuren er dingen die je simpelweg niet had kunnen voorzien. Een ziek kind, een plotseling (en echt urgent) probleem op het werk, slechte weersomstandigheden of een sterfgeval. In zulke gevallen is een afspraak afzeggen volkomen begrijpelijk. Het leven laat zich nu eenmaal niet volledig plannen, hoe strak je agenda er ook bij ligt. Belangrijk is wel dat je het zo snel mogelijk laat weten, zodat de ander niet onnodig zit te wachten. Kort uitleggen wat er speelt is vaak al voldoende.

3. Vermoeidheid of overbelasting

Soms voel je het al vroeg op de dag. Je hoofd zit vol, je energie is op, elke taak kost meer moeite dan normaal. In zo’n situatie kan het verstandig zijn om een afspraak te schrappen. Niet omdat je geen zin hebt, maar omdat je merkt dat je eigenlijk over je grens heen gaat. Wat heeft de ander immers aan een gesprek waarin je half aanwezig bent, geïrriteerd reageert of nauwelijks kunt luisteren? Vermoeidheid en overbelasting zijn serieuze signalen dat je even gas terug moet nemen. Door dat op tijd te erkennen voorkom je dat je jezelf verder uitput en kun je later met meer aandacht en energie opnieuw afspreken.

4. Niet meer relevant

Soms kunnen afspraken die relevant waren toen ze gemaakt werden hun relevantie verliezen. Het onderwerp waarover je wilde overleggen is al besproken, het probleem is opgelost en de beslissing is inmiddels genomen. In dat geval is het prima om de afspraak opnieuw te bekijken. Heeft het wel nog zin om bij elkaar te komen of spreken jullie eigenlijk af omdat het nu eenmaal in de planning staat?

Wanneer een afspraak zijn doel heeft verloren, kan afzeggen juist de meest efficiënte keuze zijn.

Je voorkomt dat jullie allebei tijd investeren in iets dat weinig meer oplevert. Door dat eerlijk te benoemen laat je bovendien zien dat je respect hebt voor elkaars tijd.

Zeker als je een van de eerste 3 redenen opgeeft om te annuleren, kun je de wens hebben om de afspraak wel op een later moment te laten doorgaan. Kun je je afspraak daarom beter verplaatsen of volledig afzeggen?

Is het onbeleefd om een afspraak te verplaatsen in plaats van af te zeggen?

Als je vindt dat de afspraak op een later tijdstip wél moet doorgaan, dan kun je het beste de afspraak verzetten en dus niet annuleren. Zo laat je zien dat je de afspraak nog steeds serieus neemt, ook al gaat het op het geplande moment niet lukken.

In veel gevallen is verplaatsen een betere keuze dan de afspraak helemaal schrappen.

Je bent bijvoorbeeld ziek geworden. Dan wil je wel zodra je weer beter bent dat de afspraak alsnog doorgaat. Ook het verzetten van een afspraak moet op een nette manier gebeuren en op tijd gebeuren. Geef eerlijk aan waarom het niet uitkomt, wees helder in je communicatie, stel meteen een nieuw en concreet moment voor. Zo blijft de relatie prettig en duidelijk voor beide kanten.

Ik zei het al kort, maar als je een afspraak schrapt of verzet, dan moet dit wel tijdig gebeuren. Maar eh… wanneer ben je hiermee te laat?

Wanneer is het te laat om een afspraak nog af te zeggen?

Dit is een moeilijk te beantwoorden vraag in de praktijk, omdat de context waarin de afspraak gemaakt is meespeelt. Veel dienstverleners en zorgorganisaties werken met een minimale afzegtermijn van 24 uur. Meld je de annulering later, dan bestaat de kans dat de gereserveerde tijd alsnog wordt gefactureerd (wegblijf- of no-showtarief genoemd).

Voorbeelden:

  • Huisartsen
  • Tandartsen
  • Fysiotherapeuten
  • Vliegtuigmaatschappijen
  • Hotels
  • Tickets voor bijvoorbeeld musea, bezienswaardigheden, etc.

In de praktijk draait het minder om een exact tijdstip en meer om respect voor de tijd van de ander. Bij werkafspraken geldt vaak een duidelijke grens:

Hoe dichter je op het moment zit, hoe lastiger het wordt om nog netjes te annuleren.

Daarom hanteren veel bedrijven ook een termijn van 24 uur. Zeg je pas een uur van tevoren af, dan voelt dat namelijk al snel alsof je de planning van je collega, klant of opdrachtgever anders overhoop haalt en niet serieus neemt.

In de relationele sfeer ligt het natuurlijk iets soepeler, maar ook daar geldt dezelfde basisregel: hoe later je annuleert, hoe groter de kans dat de ander zich gepasseerd voelt. Natuurlijk kan er altijd iets onverwachts gebeuren. Geef je echter tijdig een seintje, leg je kort uit wat er speelt en laat je merken dat je de afspraak waardeert, dan blijft de relatie meestal gewoon intact.

Wacht je tot het laatste moment zonder duidelijke reden, dan voelt het al snel alsof de ander onderaan je prioriteitenlijst staat.

Dat is zelden wat je wilt overbrengen, maar zo kan het wel overkomen.

Niet zo moeilijk, toch? Gewoon op tijd aan de bel trekken en zeggen waarom je niet kunt, maar waarom vinden we dit dan toch zo lastig?

thread post over afspraken afzeggen

Maar waarom vinden we een afspraak afzeggen dan toch zo lastig? 5 oorzaken

Een afspraak afzeggen klinkt simpel, maar voelt voor veel mensen verrassend moeilijk. Waarom eigenlijk? Ik kan hier globaal 5 oorzaken bij aanwijzen:

1. Angst om onbeleefd over te komen

De grootste oorzaak van ons ongemak bij het schrappen van een afspraak, is de angst om onbeleefd over te komen. Je bent bang de annulering verkeerd te brengen. Je wilt bovendien niet lastig lijken en al helemaal niet het risico lopen dat iemand denkt dat je hem of haar niet belangrijk vindt. Daardoor blijf je twijfelen. “Misschien kan ik toch nog gaan? Misschien valt het wel mee?” Voor je het weet zeg je toch maar ja, terwijl je agenda al vol zit of je energie eigenlijk op is. Best gek als je erover nadenkt, want eerlijk en tijdig afzeggen is juist respectvol. Toch voelt het voor veel mensen veiliger om zichzelf een beetje te overbelasten dan het ongemakkelijke moment van afzeggen aan te gaan.

2. De behoefte om anderen niet teleur te stellen

Als je sterk de behoefte hebt om anderen niet teleur te stellen, zul je merken dat je het erg moeilijk vindt om iets te cancellen. Je bent bang om iemand in de steek te laten en je wilt aardig gevonden worden, betrouwbaar overkomen en de sfeer goed houden. Daardoor ontstaat al snel pleasegedrag. Je denkt: “Laat ik toch maar gaan, anders vindt de ander het misschien vervelend.” Of: “Straks lijkt het alsof ik geen zin heb in de afspraak.” Toch is het goed om jezelf af te vragen, help je de ander echt door altijd maar ja te zeggen? Of maak je het jezelf vooral onnodig lastig?

3. Schuldgevoel

Een afspraak afzeggen kan ook lastig voelen door het schuldgevoel dat meteen opkomt. Je hebt immers iets afgesproken, dus ergens voelt het alsof je je woord breekt zodra je afzegt. De ander heeft immers toch maar weer vrij voor je gemaakt! Dat schuldgevoel kan behoorlijk hardnekkig zijn. Voor je het weet praat je het voor jezelf recht om toch maar te gaan, terwijl je eigenlijk liever eerlijk zou zijn.

4. Sociale druk

Ook zo’n bekende oorzaak: sociale druk. Afspraken zijn nu eenmaal meer dan een blokje in je agenda. Ze horen bij verwachtingen, gewoontes en soms ook bij ongeschreven regels. Je hebt toegezegd, dus het voelt alsof je ook moet komen. Zeker als anderen al rekening met je hebben gehouden of als het om een groep gaat. Dan kan afzeggen al snel voelen alsof je de boel laat vallen. Je wilt niet degene zijn die het plan in de war schopt of de sfeer verpest (Jij, killjoy!). Daardoor ontstaat er een gevoel van verplichting, zelfs wanneer de afspraak eigenlijk niet meer goed uitkomt.

Sociale druk kan ervoor zorgen dat je blijft vasthouden aan een afspraak, terwijl eerlijk afzeggen soms juist de meest redelijke keuze zou zijn.

5. Subassertief gedrag

Een afspraak afzeggen kan extra lastig zijn, als je van nature subassertief bent. Je vindt het moeilijk om voor jezelf op te komen, zeker wanneer dat betekent dat je iemand mogelijk teleurstelt. In plaats van duidelijk te zeggen dat iets niet uitkomt, ga je twijfelen, uitstellen of hopen dat het probleem zichzelf oplost. Misschien zeg je sneller ja dan je eigenlijk wilt, omdat nee zeggen ongemakkelijk voelt. Diep vanbinnen weet je dat eerlijk afzeggen vaak de duidelijkste oplossing is. Toch voelt dat voor iemand met subassertief gedrag als een grote stap.

Het vraagt immers dat je je eigen grenzen serieus neemt, ook wanneer dat even spannend voelt.

Nu je weet wat de oorzaken zijn waarom we afspraken schrappen lastig vinden, wil ik het je even makkelijker maken, want wat als je het probleem bij de bron aanpakt? Wat als je helemaal niks hoeft te annuleren, omdat je eens duidelijk ‘nee’ hebt gezegd? Hoe voorkom je kortom dat je afspraken maakt, die je toch weer moet afzeggen?

Hoe voorkom je dat je afspraken überhaupt moet afzeggen?

Afspraken afzeggen voelt voor veel mensen ongemakkelijk. Toch ligt de echte winst vaak eerder in het proces. Niet in hoe je een afspraak afzegt, maar in hoe je voorkomt dat het überhaupt nodig is. Ik heb 4 tips voor je die je helpen voorkomen afspraken te maken, die je vervolgens niet kan nakomen.

1. Bewuster omgaan met je agenda

Veel mensen plannen alsof tijd oneindig is, terwijl hun dagen in werkelijkheid al behoorlijk vol zitten. Het gevolg laat zich raden: stress, haast, dubbele afspraken en uiteindelijk toch dat ongemakkelijke berichtje dat je moet afzeggen. Wil je dat voorkomen, dan begint het bij bewuster plannen.

Kijk eerlijk naar hoeveel tijd je werkelijk hebt, inclusief reistijd, voorbereiding en onverwachte taken!

Durf ook ruimte leeg te laten in je agenda, hoe verleidelijk het ook is om elk gaatje op te vullen. Want een agenda die realistisch is gepland, zorgt niet alleen voor meer rust in je hoofd, maar ook voor iets anders dat minstens zo belangrijk is: afspraken die je daadwerkelijk kunt nakomen.

@tijdwinstHoe maak je de belangrijke keuzes om tijd over te houden voor de dingen die écht belangrijk zijn? #tijdwinst #tijdwinstpodcast #projectmanagement #timemanagement♬ original sound – Tijdwinst.com

2. Te snel ‘ja’ knikken

Iemand vraagt iets, het klinkt redelijk, dus voor je het weet heb je alweer toegezegd. Pas later ontdek je dat het eigenlijk helemaal niet past in je agenda. Wil je dat voorkomen, dan helpt het om jezelf één simpele gewoonte aan te leren: niet meteen reageren. Neem even de tijd om na te denken voordat je iets toezegt.

Voorbeeld:
“Ik moet mijn agenda eerst checken.”
“Ik kom er later even op terug.”

Dat kleine moment van pauze geeft je ruimte om te kijken naar wat er al staat gepland, wat je prioriteiten zijn en of dit verzoek daar echt bij past. Vervolgens kun je helder communiceren over je beschikbaarheid. Soms betekent dat ja zeggen, soms nee. Dat is niet onbeleefd, het is simpelweg eerlijk plannen.

3. Geen tijd reserveren voor onverwachte zaken

Ik zei het net al. Veel mensen gebruiken hun agenda wel om dingen in te plannen, maar plannen vervolgens te strak.

Bijvoorbeeld:
Vergadering van tien tot elf uur. Nieuwe afspraak om elf uur. Daarna meteen door naar het volgende overleg.

Op papier lijkt dat efficiënt, maar in de praktijk werkt het zelden zo vlotjes. Er komt een telefoontje tussendoor, een gesprek loopt uit of een taak kost meer tijd dan gedacht. Voor je het weet, schuift je hele planning op en kom je in de knel met je volgende afspraak.

Wil je voorkomen dat je later moet afzeggen, dan helpt het om bewust ruimte te reserveren voor onverwachte zaken.

Plan dus niet iedere minuut vol, maar bouw ademruimte in tussen afspraken. Die marge zorgt ervoor dat kleine verstoringen niet meteen je hele dag laten ontsporen, waardoor je afspraken gewoon kunt nakomen.

4. Geen grenzen stellen

Als je overal op ingaat, altijd beschikbaar wilt zijn en moeite hebt om nee te zeggen, raakt je agenda sneller vol dan goed voor je is. In het begin lijkt dat misschien meegaand of behulpzaam, maar op de lange termijn werkt het juist averechts. Je loopt jezelf voorbij, afspraken stapelen zich op en uiteindelijk moet je toch ergens gaan schuiven of afzeggen. Door eerder je grenzen aan te geven voorkom je dat probleem. Dit betekent bewust worden van wat je prioriteiten zijn. Dat betekent bovendien eerlijk zijn over wat wel past in je planning en wat niet.

Komen bovenstaande tips te laat en moet je toch een afspraak afzeggen? Dan wilt je dit uiteraard wel op een professionele en beleefde wijze doen om niemand voor het hoofd te stoten. Ik leer je hoe je dit aanpakt:

Hoe zeg je een afspraak netjes af zonder de relatie te schaden? 7 regels

Hoe zeg je nu beleefd een afspraak af? Ik heb hiervoor 7 regels:

1. Bel om te cancellen

Volgens Nederlandse collega-etiquettecoach Inez van Eijk is het ‘stijlvol’ om een afspraak zo vroeg mogelijk af te zeggen en om dat met een bepaald medium te doen. Zo beschrijft ze in haar boek Hoe hoort het eigenlijk… in Nederland?:

“Zeg je iets één of twee weken van tevoren af, dan kun je dat nog per mail doen. Een afspraak afzeggen via WhatsApp of per sms valt vaak niet goed, omdat het te onpersoonlijk is. Ook weet je dan niet zeker of diegene je boodschap wel heeft gekregen.”

Wat er dan overblijft? Simpel: het ouderwetse bellen! Bellen om een afspraak af te zeggen voelt voor veel mensen als de meest correcte keuze, juist omdat het directer en persoonlijker is. Een berichtje sturen lijkt misschien makkelijker, maar daarmee blijf je ook een beetje op afstand. Aan de telefoon laat je merken dat je de ander serieus neemt en dat je moeite doet om het netjes af te handelen. Je kunt meteen uitleg geven, begrip tonen en samen kijken naar een nieuw moment. Dat maakt het gesprek vaak menselijker en voorkomt misverstanden.

 

2. Wees eerlijk

Je wilt een afspraak afzeggen, maar eigenlijk niet opnieuw plannen. Je vindt het wel goed zo. Dit zijn de meest ongemakkelijke gevallen van een afspraak afzeggen. Je hebt waarschijnlijk ooit uit fatsoen ‘ja’ gezegd, maar je wist eigenlijk meteen: “Sh*t, ik had ‘nee’ moeten zeggen.”

Bij dit soort afspraken zit er maar een ding op: eerlijk aangeven dat je niet wilt afspreken, maar dan wel op een vriendelijke manier. Probeer de ander bijvoorbeeld op een andere manier tegemoet te komen of te helpen.

Bij deze gevallen van een afspraak afzeggen is het van groot belang om het assertief aan te pakken:

  • Zeg meteen aan het begin van het gesprek dat je niet wilt afspreken, zodat je geen onduidelijkheid hebt over het wel of niet doorgaan van de afspraak.
  • Compenseer dat vervolgens, bijvoorbeeld door je contacten te delen die de ander veel beter van dienst kunnen zijn.
  • Blijf duidelijk, eerlijk, behulpzaam en ook vriendelijk.

Voorbeeld:
“Hallo Ron, ik wil eerlijk zijn over onze afspraak van volgende week. Ik ga deze helaas afzeggen en ik denk dat het beter is om hem ook niet opnieuw in te plannen. Dat heeft niets met jou persoonlijk te maken, maar op dit moment past het voor mij gewoon niet meer in mijn agenda. Bedankt dat je tijd voor me had vrijgemaakt. Sorry voor het ongemak. Groetjes, Harry.”

3. Toon respect voor de tijd van een ander

Besef dat iemand ruimte in zijn agenda heeft vrijgemaakt, mogelijk iets heeft voorbereid, misschien zelfs andere plannen heeft verzet. Juist daarom is het belangrijk dat je zo snel mogelijk laat weten dat the afspraak niet doorgaat.

Wacht niet tot het laatste moment, maar geef duidelijk aan dat het je spijt dat je de tijd van de ander hebt gereserveerd zonder die nu te benutten.

Door open te communiceren en respect te tonen voor de moeite die iemand heeft gedaan, blijft het contact prettig en professioneel. Een korte, eerlijke uitleg, een oprechte verontschuldiging, eventueel een voorstel voor een nieuw moment, laat zien dat je niet alleen aan je eigen agenda denkt maar ook aan die van de ander.

Zakelijke afspraak afzeggen voorbeeld:
“Hallo meneer Beukers, ik moet onze afspraak van morgen helaas afzeggen. Het spijt me dat ik tijd in uw agenda heb gereserveerd, terwijl het nu niet doorgaat. Bedankt dat u tijd voor me heeft vrijgemaakt en mijn excuses voor het ongemak. Groetjes, Romy van Engelen, content marketeer bij Power Up BV.”

4. Communiceer kort, maar duidelijk

Een afspraak afzeggen werkt het best, wanneer je kort en duidelijk communiceert. Geen lange omwegen, geen uitgebreide verhalen, maar gewoon eerlijk zeggen dat de afspraak niet doorgaat. Hoe langer je eromheen draait, hoe ongemakkelijker het vaak wordt. De ander wilt vooral weten waar hij aan toe is. Zeg dus simpelweg dat je de afspraak moet afzeggen, geef eventueel een beknopte reden en bied je excuses aan voor het ongemak.

Afspraak annuleren voorbeeld mail:
“Hoi George, ik wil onze afspraak voor donderdag 17-1 annuleren, omdat het probleem dat ik je voorgelegd heb al opgelost is. Sorry, dat ik het nu pas met je deel, maar ik heb de oplossing ook zojuist pas gekregen. Bedankt voor de tijd die je voor me hebt vrijgemaakt. Groetjes, Anna.”

5. Spreek waardering uit voor afspraak

Een afspraak afzeggen voelt vaak minder ongemakkelijk, wanneer je ook laat merken dat je de afspraak waardeert. Benoem daarom kort dat je het jammer vindt dat het niet doorgaat of dat je had uitgekeken naar het gesprek.

Zo laat je zien dat de ontmoeting voor jou betekenis had, ook al moet je nu afzeggen. Die kleine erkenning maakt een groot verschil, omdat de ander merkt dat zijn tijd en betrokkenheid niet vanzelfsprekend zijn.

Door je waardering uit te spreken, een korte uitleg te geven en je excuses aan te bieden, blijft de toon respectvol en menselijk.

Voorbeeld afspraak afzeggen:
“Hoi Kenny, hoewel ik me erg verheugd had op ons avondje stappen, red ik het morgen niet om te komen. Ik ben onverwachts ziek geworden en heb geen fut om uit te gaan. Het spijt me en hopelijk kunnen we binnenkort een nieuwe stapavond plannen. Groetjes, Jaap.”

6. Stel een alternatief voor (optioneel)

Als de afspraak echt belangrijk voor je is en je hem daadwerkelijk wilt laten doorgaan, maar je hebt er nu gewoon even geen tijd voor, kies dan een nieuw tijdstip uit dat zeker geschikt voor je is en goed in je agenda past (check deze keer wel echt je agenda dubbel en dwars of je tijd hebt).

Neem in de communicatie de verantwoordelijkheid voor de verschuiving van de afspraak, maar leg de vrijheid van het opnieuw plannen bij de ander.

Laat weten dat je begrijpt dat jouw afzeggen vervelend is voor die ander. Doe bijvoorbeeld een nieuw datumvoorstel (of meerdere) en laat de ander kiezen. Jij moet je nu maar schikken.

Voorbeeld afspraak verzetten:
“Hoi Eline, het spijt me voor dit bericht, maar ik wilde even zeggen dat ik onze afspraak volgende week woensdag niet ga redden. Sorry dat ik je dit niet eerder heb laten weten, maar ik ben door de drukte op het werk nogal gestresst op het moment en ik zou daarmee geen leuk gezelschap zijn. Ik hoop dat je me dit niet te kwalijk neemt en dat we een nieuwe datum kunnen prikken om onze afspraak te verzetten. Wilt je me s.v.p. laten weten of voor jou een geschikt alternatief is? Als die dag voor jou past, laat me dan weten welk tijdstip jou het beste uitkomt, dan zorg ik dat ik er ben. Nogmaals mijn excuses. Ik heb me erg op onze afspraak verheugd en wilt graag weer met je afspreken zodra jouw agenda dat toelaat. Groetjes, Lizzy”

7. Houd je toon rustig en beleefd

De toon waarop je een afspraak afzegt, maakt vaak meer verschil dan de reden zelf. Kies daarom voor een rustige, vriendelijke toon die laat zien dat je de ander serieus neemt. Vermijd een kille of haastige boodschap, want dat kan overkomen alsof de afspraak weinig voor je betekende. Een paar zorgvuldige woorden maken het al menselijker. Laat merken dat je het jammer vindt dat het niet doorgaat. Bied je excuses aan voor het ongemak en houd je boodschap tegelijk helder, concreet en respectvol.

Voorbeeld:
“Hallo Emma, ik moet onze afspraak van morgen helaas afzeggen. Dat vind ik jammer, omdat ik ernaar uitkeek om elkaar te spreken. Mijn excuses voor het ongemak. Ik hoop dat we snel een nieuw moment kunnen plannen. Groetjes, Cecile.”

Geen smoesjes, maar wat zeg je dan als reden wanneer je een afspraak wilt afzeggen?

De vorige tips helpen je al aardig op weg om respectvol een afspraak af te zeggen, maar misschien nog wel het belangrijkste om te onthouden is: gebruik geen smoesjes! Ik weet het: het gebeurt meer dan we denken. Het is natuurlijk ook verleidelijk en gemakkelijk om een smoesje te gebruiken om een afspraak af te zeggen, maar op de lange termijn gaat dit gegarandeerd tegen je werken. Het schaadt je reputatie en is niet respectvol naar de ander toe.

Wat geef je dan als reden wanneer je een afspraak wilt afzeggen? Veel mensen voelen de drang om met een perfecte verklaring te komen, alsof hun afmelding pas geldig is wanneer het verhaal overtuigend genoeg klinkt. In werkelijkheid is dat zelden nodig.

Soms is eerlijkheid simpelweg de beste keuze.

Wanneer je een afspraak definitief wilt schrappen en de ander rechtstreeks vraagt naar de reden, is openheid vaak het meest respectvol. Je kunt dan gewoon zeggen dat je agenda te vol zit, dat je energie op is of dat het moment niet goed uitkomt.

Tegelijkertijd hoeft eerlijkheid niet altijd te betekenen dat je alles tot in detail deelt. In veel situaties volstaat een algemene reden prima. Zeker bij minder persoonlijke afspraken is een korte uitleg vaak genoeg.

Denk aan een zin als:
“Er is iets tussengekomen” of “Het gaat me helaas niet lukken.”

Daarmee geef je voldoende context zonder dat je jezelf hoeft te verantwoorden tot op de millimeter.

Afspraak afzeggen

Een afspraak afzeggen is geen verhoor in de rechtbank

Je hoeft dus geen uitgebreid verhaal te houden om het begrijpelijk te maken. Hoe meer details je geeft, hoe groter de kans dat je jezelf vast praat in onnodige uitleg. Bovendien klinkt een lange verklaring vaak minder overtuigend dan een korte. Hetzelfde geldt voor excuses. Eén oprechte verontschuldiging is meestal meer dan genoeg. Wie drie keer sorry zegt en daarna nog een halve alinea aan uitleg toevoegt, wekt al snel de indruk dat er iets rechtgezet moet worden, waar dat eigenlijk niet zo is.

Hoe vaak kun je een afspraak afzeggen zonder onbetrouwbaar over te komen?

Er bestaat geen exact aantal keren dat je een afspraak kunt afzeggen zonder dat iemand je als onbetrouwbaar ziet. Zeg je een keer een afspraak af, omdat er iets onverwachts tussenkomt, dan zal vrijwel niemand daar een probleem van maken. Gebeurt het echter meerdere keren achter elkaar bij dezelfde persoon, dan kan dat het gevoel geven dat de afspraak voor jou blijkbaar geen prioriteit was. Bovendien vind ik het zelf altijd een blijk van slecht time management (en laten we daar nu net ook een cursus voor hebben!).

Een afspraak vergeten of een afspraak dubbel plannen kan namelijk volgens mij niet, als jij netjes alles in je agenda plant en deze ook bijhoudt.

Ook speelt de context een rol. In een zakelijke relatie wordt betrouwbaarheid vaak strenger beoordeeld dan in een vriendschappelijke sfeer. Collega’s, klanten of leidinggevenden verwachten dat afspraken worden nagekomen, omdat de planning en samenwerking daarvan afhangen. In persoonlijke relaties is er meestal meer begrip, maar ook daar geldt dat herhaald afzeggen het vertrouwen langzaam kan aantasten. Niet omdat mensen meteen boos worden, maar omdat ze zich gaan afvragen of het nog wel zin heeft om iets met je af te spreken.

Praktische vuistregel: een incidentele afzegging is normaal, maar zeg je twee of drie keer kort achter elkaar een afspraak met dezelfde persoon af, dan kan dat al genoeg zijn om twijfels op te wekken.

Iedereen moet weleens een afspraak schrappen. De vraag die mensen onbewust stellen is alleen deze: gebeurt het af en toe of gebeurt het steeds weer? Zodra het tweede het geval is, begint je betrouwbaarheid langzaam onder druk te staan.

Maar wat als jij niet degene bent, die steeds maar weer cancelt? Wat doe je als jij degene bent die geannuleerd wordt?

Hoe ga je om met iemand die steeds afspraken afzegt?

Als mensen met wie je omgaat telkens weer hun afspraken met jou afzeggen, dan is dat enorm vervelend. Je houdt rekening met iemand, plant tijd vrij en waarvoor? Hoe ga je hier nu mee om? Het begint met na te gaan hoe diegene afzegt. Maakt deze persoon wel meteen een nieuwe afspraak met je (en komt die vervolgens dan wel ook na)? Dan kun je wel zien dat diegene wil afspreken en dat het niet alleen van jou afkomstig is.

Ben jij echter degene die met man en macht probeert de afspraak te verzetten naar een andere dag? Dan moet je misschien eens goed gaan nadenken of je nog wel energie wilt steken in die persoon. Verder heb ik nog 5 andere tips om met iemand die steeds afspraken afzegt om te gaan:

  1. Trek geen overhaaste conclusies.
  2. Praat over de redenen waarom diegene steeds af blijft zeggen.
  3. Praat ook over hoe jij je voelt door de constante annuleringen.
  4. Laat de ander initiatief nemen en een nieuwe datum opperen.
  5. Als blijkt dat de ander niet met een nieuwe afspraak komt: investeer je opnieuw verkregen tijd dan in jezelf of anderen. Kortom: maak ook hier iets positiefs van.

afspraak zeggen kan via app als je ruim op tijd bent

De rol dus van assertiviteit bij het afzeggen van afspraken

Een afspraak afzeggen voelt voor veel mensen ongemakkelijk, maar in werkelijkheid is het vaak veel simpeler dan we denken. Soms verandert een situatie, raakt je agenda voller dan gepland of merk je dat een afspraak simpelweg niet meer relevant is. In zulke gevallen is afzeggen geen teken van onbetrouwbaarheid, maar juist van bewust omgaan met je tijd en energie. Het verschil zit hem vooral in hoe je het aanpakt. Wie tijdig communiceert, kort en eerlijk uitlegt wat er speelt en respect toont voor de tijd van de ander, houdt de relatie gewoon goed.

Misschien ligt de echte les nog wel een stap eerder. Hoe vaak zeg je ergens ja op zonder eerst goed na te denken of het wel past in je planning? Door iets bewuster met je agenda om te gaan en af en toe duidelijk nee te zeggen, voorkom je dat je later moet terugkrabbelen. En moet je toch een afspraak afzeggen, doe het dan gewoon netjes en helder. Geen ingewikkelde verhalen, geen smoesjes, gewoon concreet en helder.

Natasja Bartholomé,
High performance blogger

Afspraken afzeggen leren? Volg een cursus assertiviteit

Tijdens de eendaagse cursus Assertiviteit van Tijdwinst.com leer je dat afspraken afzeggen geen ongemakkelijke kunst hoeft te zijn, maar een vaardigheid die je kunt ontwikkelen. Veel mensen blijven namelijk ja zeggen, terwijl ze eigenlijk voelen dat het niet past in hun planning of energie. In deze training oefen je daarom hoe je duidelijk nee zegt, zonder dat het bot of onvriendelijk wordt. Je leert bovendien hoe je je grenzen herkent, hoe je ze uitspreekt en hoe je daarbij rustig en respectvol blijft communiceren. Daardoor wordt het een stuk makkelijker om eerlijk te zijn wanneer een afspraak niet uitkomt. Het resultaat? Minder schuldgevoel, meer grip op je agenda, meer ruimte voor wat echt belangrijk is. Meld je vandaag nog aan en leer assertief communiceren.

Meer lezen over assertiviteit?

Volg ons op Instagram of Pinterest en krijg elke dag praktische tips die je helpen je geheugen scherper te maken. Op zoek naar wat meer verdieping? Neem dan ook eens een kijkje op LinkedIn; daar delen we uitgebreidere inzichten en concrete strategieën die je meteen kunt toepassen in je werk of dagelijks leven. Voor je verder te verdiepen in de materie hebben we ook twee boeken geschreven: Elke dag om 15:00 klaar en Full Focus op wat echt belangrijk is.

Luister je liever dan dat je leest? Goed nieuws; iedere week verschijnt er een nieuwe aflevering van de Tijdwinst Podcast op YouTube, Spotify en Springcast. In die afleveringen bespreken we herkenbare situaties, slimme aanpakken en praktische ideeën waar je direct iets mee kunt doen.

Wil je daarnaast geen enkel artikel missen en alles netjes gebundeld in je inbox ontvangen? Meld je dan aan voor onze wekelijkse nieuwsbrief.

Veelgestelde vragen over afspraken afzeggen

  • Hoe kan ik een afspraak afzeggen?

    Het beste is om te bellen, want zo kun je je toon aanpassen en komt het oprechter over. Heb je even de tijd, dan kun je ook mailen, hoewel je daar de tone of voice mist die bij een persoonlijk gesprek wel aanwezig is.

  • Hoe zeg ik een afspraak af zonder me schuldig te voelen?

    Om iets af te zeggen zonder schuldgevoel, kun je de volgende tips gebruiken:

    • Bel diegene persoonlijk op.
    • Wees eerlijk over de reden van afzegging.
    • Houd het concreet en hang geen ellenlange verhalen op.
    • Spreek waardering uit voor de afspraak.
    • Heb respect voor de tijd van de ander.
    • Doe direct een suggestie voor een nieuwe afspraak.
    • Spreek rustig en vriendelijk.
    • Gebruik geen smoesjes.

  • Hoe zeg je een zakelijke afspraak professioneel af?

    Een zakelijke afspraak professioneel afzeggen draait vooral om duidelijkheid, respect en timing. Laat zo snel mogelijk weten dat de afspraak niet doorgaat, zodat de ander de planning nog kan aanpassen. Communiceer kort doch helder wat er speelt, zonder uitgebreide verhalen; een korte reden volstaat meestal. Bied een oprechte verontschuldiging aan en laat merken dat je de tijd en moeite van de ander waardeert. Als de afspraak belangrijk is, stel dan meteen een nieuw moment voor dat daadwerkelijk in je agenda past.

  • Hoe voorkom je dat je te snel “ja” zegt tegen afspraken die je later wilt afzeggen?

    Dit voorkom je door bewust te wachten met reageren. Plan even een pauze in voordat je akkoord gaat, zodat je in je agenda kunt kijken of je daadwerkelijk tijd hebt en of de afspraak een prioriteit voor je is.

  • Hoe zeg je een afspraak af via app of e-mail zonder dat het afstandelijk overkomt?

    Zeker op papier is het belangrijk om expliciet je excuses aan te bieden, omdat de ontvanger je stemgebruik niet kan horen. Toon waardering voor de afspraak en heb respect voor de tijd die de ander heeft vrijgehouden. Wilt je de afspraak nog laten plaatsvinden? Zet dan meteen één of meerdere nieuwe data in het bericht om direct te reschedulen.

Wie zijn wij? | Tijdwinst.com

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat gespecialiseerd is in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.