Vind je het spannend om je collega om hulp te vragen? Of om voor de zoveelste keer tijdens een taak je collega aan te schieten voor een pasklare oplossing voor jouw probleem? Ontdek hoe je je collega’s minder hoeft te vragen en tóch antwoord krijgt op al je vragen. Productiviteits-experts zweren erbij: het een-op-een-gesprek.
Ga de nr. 1 productiviteitskiller uit de weg
Het is niet voor niets dat veel mensen niet zo zitten te springen om voor alles aan hun jasje getrokken te worden. En dat jij waarschijnlijk liever ook niet om de haverklap vragen stelt. Het haalt jou en je collega uit de concentratie. Dat terwijl je het als kenniswerker echt van je productiviteit en concentratie moet hebben.
Wist je dat…
- …het gemiddeld meer dan 25 minuten duurt voordat je na één keer storen weer in de focusmodus zit?
- …je gemiddeld maar 12 minuten en 40 seconden aan een taak kunt werken voordat je (alwéér) gestoord wordt?
- …je na een onderbreking van slechts 2,8 seconden vaak al 2x zoveel fouten maakt in je werk?
- …dat alles niet alleen geldt voor mensen in een rumoerige kantoortuin, maar ook als jij je eettafel of thuiskantoor tot werkplek hebt gebombardeerd?
- …kantoortuinwerkers gemiddeld bij 63% van de concentratietaken worden onderbroken en mensen die werken in een privéruimte bij zo’n 49% van de taken?
Conclusie: beter maar niet doen, dat storen. Toch doen we het allemaal. Heus met de beste bedoelingen. We willen collegiaal of klantvriendelijk zijn en we willen ons project snel tot een goed einde brengen.
Maar met storen duurt het vaak juist langer voordat er eindelijk een goed jaarverslag, een doordacht campagneplan of een denderende webtekst ligt. Gelukkig is daar een oplossing voor: het een-op-een-gesprek.
Het maakt je productiever, geeft je een betere concentratie en je maakt je collega’s er ook nog blij mee. Niet verrassend dus dat onze experts achter de cursus timemanagement groot voorstander zijn van het een-op-een-gesprek in combinatie met de een-op-een-lijst.
Het een-op-een-gesprek en de 1:1-lijst bevordert jouw productiviteit en concentratie én die van je collega.
Is storen wel nodig?
Het eerste wat handig is om te doen voordat je je hardwerkende collega op zijn schouder tikt, is jezelf afvragen of storen wel echt nodig is voor dit punt.
Tuurlijk, als je website vlak voor een spectaculair webinar uit de lucht is, dan mag je er lak aan hebben hoe hard je collega aan het werk is. Dan trek je hem aan zijn jasje, en begrijpt hij het nog ook. Maar op die ene uitzondering af en toe na, hebben veel verzoekjes echt niet zoveel spoed. Zo’n 95% van de verzoekjes is wel belangrijk maar niet dringend.
Stel jezelf voordat je in de hollen-vliegen-rennen-modus schiet eerst deze vragen:
- Wat is het probleem?
- Wat is het ergste wat er kan gebeuren als ik het niet nu meteen oppak?
- Heb ik alles geprobeerd om het zelf op te lossen?
- Wat ga ik precies vragen?
Alleen als het probleem ernstig is, er daadwerkelijk iets dramatisch kan gebeuren als je niet nu in actie komt, je zelf al van alles hebt geprobeerd én je glashelder hebt wat je gaat vragen, heb je een ‘go’ om nu direct je collega uit zijn meeting te trekken.
Blijkt uit die vragen dat er geen noodzaak is om nu met gillende sirenes op je collega af te gaan? Dan kun je jouw vraag of actiepunt bewaren voor een een-op-een-gesprek.
Bewaar je actiepunten tot een een-op-een-gesprek
Goed, heb je je sirenes inmiddels uitgezet en is je hartslag weer tot een normaal niveau gedaald? Zie jij ook in dat je punt even kan wachten? Dan kun je jouw bespreekpunt, vraag of hulpbehoefte noteren. Je hoeft dus niet bang te zijn dat je je punt zult vergeten, maar kunt het – samen met andere punten voor deze persoon – op één centrale plek noteren.
Dat doe je met een 1:1-lijst. Voor elke collega aan wie je regelmatig iets vraagt, maak je een digitale takenlijst aan. Dat kan bijvoorbeeld via Outlook, maar Todoist is er ook een handige app voor. Geef de lijst als naam ‘1:1 Frans’, ‘1:1 Nadine’ of hoe je collega ook maar heet.
Voor elke collega noteer je op die lijst de punten die je in de loop der tijd verzameld. Die punten kun je dan later op één moment allemaal tegelijk inbrengen in een gesprek met de betreffende collega.
Als je veel met iemand samenwerkt, zal de takenlijst voor diegene zich vast snel vullen en heb je dus misschien één gesprek per dag nodig. Bij een collega die je alleen af en toe spreekt, zal je bij een paar punten blijven steken. Diegene zal je misschien eerder eens per week kort bellen of mailen.
Het idee achter dit concept is simpel:
Niet 10x iemand storen met 1 vraag, maar 1x iemand storen met 10 vragen.
Dat betekent dat je de ander 9x minder vaak uit zijn concentratie haalt, dat je zelf 9x niet 25 minuten erover hoeft te doen om weer in je focusmodus te komen en dat je waarschijnlijk veel meer werk gedaan hebt gekregen. Jij blij, je collega blij en je baas ook blij.
Met dat laatste scoor je dan misschien weer punten in het 1-op-1-gesprek met je manager.
Hoe bereid je zo’n gesprek goed voor?
Wacht liever niet met het voorleggen van die lijst totdat je een punt of dertig hebt verzameld. Daar maak je alsnog geen vrienden mee. Bovendien staan er misschien punten op de lijst waar je zelf al eerder iets mee moet.
Voor het 1-op-1-gesprek voorbereiden, is het altijd slim om na te denken wat je in een gesprek gaat vragen, hoe je dat doet en wanneer je dat doet. Sta bijvoorbeeld stil bij het volgende:
- Bepaal per bespreekpunt een mate van prioriteit. Besluit aan de hand daarvan of je al op korte termijn contact moet zoeken of dat het nog even kan wachten.
- Groepeer de bespreekpunten en kijk of je ze in één gesprek allemaal kunt droppen of dat het handiger is om er een paar gesprekken van te maken.
- Bedenk of een een-op-een-gesprek echt nodig is of dat een mailtje voldoende is. Als je bijvoorbeeld alleen iemand om een foto voor de nieuwsbrief hoeft te vragen en dat geen grote haast heeft, dan kun je daarvoor ook een korte mail schrijven.
- Bedenk wat je voorbereid moet hebben om je bespreekpunten of vragen heel helder en concreet te hebben. Heb je bijvoorbeeld de juiste informatie en documenten bij de hand om er met je collega goed naar te kunnen kijken.
- Plan tijd in voor het gesprek. En ga na hoeveel tijd er nodig is. Of er nu ‘1-op-1-gesprek manager’ of ‘1-op-1-gesprek met Jan’ in je agenda staat, zorg ervoor dat je de juiste tijd reserveert en check ook altijd bij de ander (via een uitnodiging of door het gewoonweg te vragen) of diegene de benodigde tijd kan vrijmaken. Zo niet, dan kun je het gesprek beter op een ander moment laten plaatsvinden.
Let op: is het onderdeel van jouw een-op-een-gesprek om lastige feedback te geven? Hoe verleidelijk ook, verstop je niet achter een e-mail, maar spreek met die persoon af. Op papier kan een boodschap per ongeluk totaal verkeerd overkomen. En nee, een paar smileys toevoegen lost dat probleem niet op. Beter kun je een echt gesprek aangaan. Eventueel met wat hulp van een feedbackmodel tijdens het gesprek. De ik-ik-jij-methode bijvoorbeeld.
Dus
Kortom: bewaar je bespreekpunten tot één gesprek en spaar ze op een 1:1-lijst op voor elk van je collega’s, zodat je ze allemaal tegelijk aan hen geeft in een een-op-een-gesprek.
Die twee 1-op-1’s (de lijst en het gesprek) gaan je helpen om met meer zelfvertrouwen en de juiste voorbereiding op je collega’s of manager af te stappen als je hen nodig hebt. En het helpt je om ongestoord aan jouw project te kunnen werken.
Met een een-op-een-gesprek kun je beter in je creatieve bubbel blijven, productiever werken, heb je minder last van stoorzenders en neem je meer het heft in handen in plaats van mee te doen aan de “stoorcultuur”. Het maakt je assertiever, productiever en ook nog geliefder onder je collega’s. Wat wil je nog meer? Oké, dat je collega’s je ook minder storen misschien. Maar goed voorbeeld doet volgen, toch?!
Meer tips voor assertiviteit op de werkvloer? Volg een cursus assertiviteit!
Wil je ook op andere manieren werken aan jouw assertiviteit? Wil je bijvoorbeeld ontdekken hoe je voor jezelf opkomt als je collega’s je maar blijven storen? Hoe je feedback geeft aan je collega die over je grenzen heen gaat? Of hoe je ‘nee’ zegt als je agenda dreigt over te lopen?
Alles rondom assertiviteit ga jij leren in een assertiviteitscursus van één dag. Van de nr. 1 trainers én in een inspirerende groep. Op locatie of online.
Meld je aan voor de cursus assertiviteit en ontdek hoe jij nog beter het heft in eigen handen neemt.
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
