Ruim 47% van de kantoorwerkers stelt dat vergaderen de grootste vorm van tijdverspilling op hun werk is. Ze zien er het nut niet van in en dragen daarom maar weinig bij. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Wanneer je assertief vergadert. Assertief vergaderen is niet alleen goed voor je productiviteit, het is vooral ook goed voor jezelf. Je stelt je actiever op, je uit jezelf beter en je bent opener.

Wat komt aan bod?

Voordat je zover bent, is het belangrijk om een paar stappen te doorlopen voor en tijdens de vergadering. 6 stappen die je vergadervaardigheid verbeteren door je houding assertiever te maken:

Groep mensen die vol zelfvertrouwen de vergadering ingaan

1. Wees voorbereid en besluit vooraf wat jouw inbreng wordt

Dit is de stap die je zet voordat de vergadering begint. Wanneer je voorbereid bent (je kent de agenda, weet wie er aanwezig zal zijn en wat het doel is) ga je de vergadering een stuk zelfverzekerder in.

Op basis van de agendapunten bepaal je daarnaast wat jouw inbreng wordt tijdens deze vergadering. Je zit er tenslotte niet voor niets. Wat vind jij van het nieuwe project? Welke suggestie heb jij voor de invoering van flexwerkplekken? Wil jij meedoen aan de organisatie van het volgende teamuitje? Bepaal van tevoren waar jij staat, wat je vindt en wat je daarover te zeggen hebt.

2. Kies je plek slim

Wanneer het zover is en je de vergaderruimte binnenloopt, zet je de tweede stap: je kiest een tactische plek uit om te gaan zitten. Zorg ervoor dat je vanuit jouw plek iedereen kunt zien en aanspreken, voornamelijk de leider van de vergadering. Zo kun je niet over het hoofd worden gezien, en zie jij niemand over het hoofd.

3. Luister

Een belangrijke stap in de loop van de vergadering. Wees niet meteen de eerste die van wal steekt met zijn eigen mening en ‘belangrijke punten’. Luister allereerst naar wat er om je heen gezegd wordt. Luisteren naar anderen is namelijk één van de belangrijkste assertieve handelingen.

Luister niet alleen aandachtig, maar ook kritisch. Let op tegenstrijdigheden en feitelijke onjuistheden. Spreek je uit wanneer iemand iets zegt dat niet klopt. Zo laat je zien dat je goed oplet op wat er gezegd wordt en zet je fouten recht. Doe dit natuurlijk niet op een agressieve manier (“Er klopt niks van wat jij zegt!”) maar op een assertieve manier (“Ik hoor een tegenstrijdigheid in wat je zegt. Klopt dat?”)

4. Spreek

Zodra je de setting, de onderwerpen, de sfeer en de aanwezigen een beetje doorhebt is het tijd om zelf je inbreng tentoon te stellen. Je weet namelijk al waar je iets over kwijt wil, wat jouw inbreng is en hoe je dat gaat zeggen (dat heb je bepaald in stap 1).

Zodra het onderwerp ter sprake komt breng je je verkondiging zo snel mogelijk. Nee, je hoeft niet snel te spreken. Spreek zodra er een opening is om in te vullen. Verkondig je inbreng voordat anderen je voorgaan en er misschien een ingewikkelde (of loze) discussie ontstaat.

Terwijl je spreekt versterk je je stemgeluid met ongeveer 10% van je ‘normale’ toon. Beweeg je arm- en handgebaren iets opvallender dan normaal. Iéts opvallender, het moet geen ‘kijk-naar-mij’-show worden – je wil gewoon gehoord worden.

5. Neem een actiepunt op je

De vergadering loopt op zijn einde. Iedereen heeft gezegd wat hij wilde zeggen, inclusief jijzelf. Tijd om de actiepunten die hieruit voort zijn gekomen te verdelen. Laat in jezelf in dit punt van de vergadering nog eens van je meest assertieve kant zien en neem vrijwillig een actiepunt op je. Kies als het even gaat wel een actie die bij jou past en die je graag op je neemt. Het teamuitje regelen misschien?

6. Stel een vraag

Het laatste onderdeel: de vragenronde. Die is er niet voor niets. Managers, teamleiders en directie willen graag weten wat er speelt op ‘de werkvloer’. Er dus niets mis met het stellen van een kritische vraag of het opperen van iets nieuws. Mis je een degelijk koffiezetapparaat omdat je weet dat jij en je collega’s deze echt niet te pruimen vinden? Vraag of hier een mogelijkheid voor bestaat. Vind je de airco te hoog staan en zit je bibberen achter je bureau? Meldt het. Het is de assertieve kers op de vergadertaart.

Bonustip: Let op je lichaamstaal

Laat je lichaamstaal spreken tijdens de hele vergadering, of je nu aan het woord bent of aan het luisteren bent. Het is simpel: beweeg. Laat je aanwezigheid en aandachtigheid blijken uit je bewegingen. Sla je been eens over het andere, leun achterover in je stoel en daarna weer met je ellebogen op tafel, richt je naar degene die spreekt. Kortom: wees actief en assertief aanwezig in je lichaamstaal. Het straalt dit niet alleen naar buiten toe uit, een actieve houding houd jezelf ook bij de les.

Groep mesnen die goed een vergadering ingaan

Kortom: sterk in je schoenen achter de vergadertafel

Het lijkt erop dat we met een paar eenvoudige stappen de vergadercultuur op kantoor kunnen transformeren. Met deze praktische tips wordt assertief vergaderen niet alleen een manier om efficiënt te werken, maar ook een pad naar persoonlijke groei en meer zelfvertrouwen!

Assertieve vergadertips

  • Voorbereiding is de key: ken de agenda, de aanwezigen en het doel van de vergadering. Bepaal vooraf je inbreng en sta zelfverzekerd in de vergadering.
  • Slimme plekkeuze: kies een tactische plek waar je iedereen goed kunt zien en aanspreken, vooral de vergaderleider. Zo val je op en wordt je niet over het hoofd gezien.
  • Luister actief en kritisch: wees niet meteen de eerste spreker. Luister aandachtig naar anderen en let op tegenstrijdigheden of fouten. Spreek op een assertieve, niet-agressieve manier als je iets opmerkt.
  • Spreek op het juiste moment: `odra het onderwerp ter sprake komt, breng je jouw inbreng naar voren. Versterk je stemgeluid licht en gebruik opvallende maar subtiele gebaren.
  • Neem een actiepunt op je: toon je assertiviteit door vrijwillig een actiepunt op je te nemen aan het einde van de vergadering. Kies iets wat bij jou past en waar je enthousiast over bent.
  • Stel een vraag in de vragenronde: gebruik de gelegenheid om een kritische vraag te stellen of iets nieuws voor te stellen. Dit is de assertieve kers op de vergadertaart.
  • Let op je lichaamstaal: beweeg actief tijdens de vergadering, of je nu spreekt of luistert. Toon aanwezigheid en aandacht door je lichaamstaal bewust te gebruiken.

Nog meer weten over assertiviteit? Lees dan verder

Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!

Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.

Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.

Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit

Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.

  1. 1-daagse training Time Management | Blog
  2. 1-daagse training Assertiviteit | Blog
  3. 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
  4. 1-daagse training Feedback Geven | Blog
  5. 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
  6. 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog

Veelgestelde vragen over assertief vergaderen

  • Wat is assertief vergaderen en waarom is het belangrijk?

    Assertief vergaderen betekent op een zelfverzekerde, eerlijke en respectvolle manier communiceren tijdens vergaderingen. Het draait om het uiten van je eigen ideeën, behoeften en standpunten, terwijl je ook luistert naar anderen. Het is belangrijk omdat het de samenwerking bevordert, conflicten minimaliseert en een positieve sfeer in de vergadering creëert.

  • Welke vaardigheden zijn essentieel voor assertief vergaderen?

    Duidelijke communicatie: In staat zijn om je gedachten en gevoelens duidelijk en direct te uiten.

    • Luistervaardigheden: actief luisteren naar anderen zonder direct te oordelen.
    • Zelfbewustzijn: inzicht hebben in je eigen behoeften, grenzen en emoties.
    • Empathie: begrip tonen voor de standpunten en gevoelens van anderen.
    • Zelfrespect: opkomen voor jezelf zonder anderen te kleineren.

  • Hoe verschilt assertief vergaderen van passief of agressief gedrag in een vergadering?

    • Passief: mensen vermijden conflicten en uiten hun eigen mening niet, wat de samenwerking kan belemmeren.
    • Agressief: mensen drukken hun mening uit ten koste van anderen, negeren andere standpunten en creëren vaak een vijandige sfeer.
    • Assertief: mensen uiten hun mening op een zelfverzekerde en respectvolle manier, nemen verantwoordelijkheid voor hun behoeften en respecteren de behoeften van anderen.

  • Welke rol speelt non-verbale communicatie bij assertief vergaderen?

    Non-verbale communicatie, zoals lichaamstaal en gezichtsuitdrukkingen, is cruciaal. Het kan laten zien dat je open staat voor ideeën, luistert en respect toont. Een goede lichaamstaal kan je boodschap versterken en een positieve sfeer bevorderen.

  • Hoe kan ik mijn assertiviteit verbeteren tijdens vergaderingen?

    • Oefen zelfbewustzijn: begrijp je eigen behoeften en gevoelens.
    • Ontwikkel luistervaardigheden: geef anderen de ruimte om hun mening te uiten.
    • Oefen duidelijke communicatie: spreek je gedachten op een heldere en directe manier uit.
    • Leer nee te zeggen: wees bereid om grenzen te stellen.

  • Wat zijn enkele concrete voorbeelden van assertieve communicatie in een vergadering?

    • “Ik denk dat we de deadline moeten verlengen, omdat ik merk dat we meer tijd nodig hebben om de kwaliteit te waarborgen.”
    • “Ik waardeer je standpunt, maar ik zie het anders en wil graag mijn idee delen.”
    • “Ik ben het niet eens met deze beslissing, en ik zou graag willen bespreken waarom ik denk dat we een andere richting moeten overwegen.”

     

  • Hoe ga ik om met weerstand of kritiek op mijn assertieve communicatiestijl?

    Het is normaal dat niet iedereen altijd meteen positief reageert op assertief gedrag. Luister eerst naar de kritiek en probeer het vanuit hun perspectief te begrijpen. Blijf rustig en respectvol, en probeer niet defensief te reageren. Stel vragen om de bezorgdheden beter te begrijpen en bespreek mogelijke oplossingen. Houd in gedachten dat assertiviteit niet betekent dat je altijd gelijk hebt, maar dat je open staat voor discussie.

  • Welke strategieën kan ik gebruiken om mijn standpunt op een assertieve manier te uiten zonder anderen te kwetsen?

    Zorg voor een duidelijke en kalme toon in je communicatie. Gebruik ‘ik’-verklaringen om je gevoelens en gedachten te delen zonder anderen te beschuldigen. Luister actief naar anderen en erken hun standpunten, zelfs als je het er niet volledig mee eens bent. Zoek naar gemeenschappelijke grond en benadruk het belang van samenwerking.

  • Hoe creëer ik een positieve en ondersteunende vergadercultuur waarin assertief gedrag wordt aangemoedigd?

    Moedig open communicatie aan door een sfeer van respect en begrip te bevorderen. Geef alle deelnemers de kans om hun mening te uiten en moedig diversiteit aan in standpunten. Beloon constructieve bijdragen en benadruk het belang van samenwerking. Zorg voor duidelijke doelstellingen voor de vergadering en geef ruimte voor feedback achteraf.

  • Wat zijn veelvoorkomende valkuilen bij assertief vergaderen en hoe vermijd ik ze?

    Vermijd agressief gedrag door respectvol te blijven, zelfs als je het niet eens bent. Wees alert op non-verbale signalen, zoals lichaamstaal, die kunnen wijzen op weerstand. Voorkom dat je te passief wordt door actief deel te nemen en je standpunt duidelijk te maken. Let op de timing van je interventies en vermijd onderbrekingen.

  • Op welke manier kan ik omgaan met dominante persoonlijkheden in vergaderingen op een assertieve manier?

    Erken de bijdragen van dominante personen, maar zorg ervoor dat andere stemmen ook gehoord worden. Onderbreek vriendelijk als dat nodig is om de balans te bewaren. Gebruik assertieve lichaamstaal en stemgebruik om zelfverzekerd over te komen. Bied ruimte voor geschreven input voor degenen die minder geneigd zijn om mondeling bij te dragen. Benadruk het belang van samenwerking en het waarderen van verschillende perspectieven.

  • Hoe geef ik constructieve feedback op een assertieve manier tijdens een vergadering?

    Het is belangrijk om feedback op een vriendelijke en constructieve manier te geven tijdens een vergadering. Begin met iets positiefs over wat je waardeert, en deel dan specifieke observaties. Vermijd vage of persoonlijke aanvallen. Bijvoorbeeld: “Ik waardeer je inzet voor het project, en ik denk dat we onze doelen kunnen bereiken als we ons meer richten op de deadlines.”

  • Wat zijn de gevolgen van gebrek aan assertiviteit in vergadersituaties?

    Als je niet assertief bent in vergadersituaties, kunnen er negatieve gevolgen zijn. Je kunt over het hoofd worden gezien, je ideeën kunnen niet gehoord worden, en je kunt uiteindelijk gefrustreerd raken. Assertiviteit helpt je om je standpunt duidelijk te maken, bevordert open communicatie en draagt bij aan een positieve sfeer in de vergadering.

  • Hoe kan ik mijn eigen grenzen stellen en bewaken tijdens vergaderingen op een assertieve manier?

    Om je eigen grenzen tijdens vergaderingen te stellen en te bewaken, is het belangrijk om duidelijk te zijn over wat je wel en niet accepteert. Als je bijvoorbeeld te veel taken hebt, kun je vriendelijk maar vastbesloten zeggen: “Ik waardeer de kans om bij te dragen, maar ik heb al veel op mijn bord. Kunnen we de taken herverdelen?”

  • Welke rol speelt zelfvertrouwen bij assertief vergaderen en hoe kan ik dat versterken?

    Zelfvertrouwen speelt een grote rol bij assertief vergaderen. Als je in jezelf gelooft, is het gemakkelijker om je ideeën te delen en voor jezelf op te komen. Versterk je zelfvertrouwen door je successen te erkennen, positieve feedback van anderen te accepteren en jezelf te omringen met ondersteunende mensen. Oefen ook met kleine stappen, zoals het delen van een suggestie tijdens een vergadering.

  • Hoe reageer ik op passief-agressief gedrag van anderen tijdens vergaderingen op een assertieve manier?

    Wanneer je met passief-agressief gedrag wordt geconfronteerd tijdens een vergadering, is het belangrijk om rustig te blijven en de focus te houden op de kwestie, niet op de persoon. Je kunt assertief reageren door specifieke voorbeelden te geven van het gedrag en hoe het de samenwerking beïnvloedt. Bijvoorbeeld: “Ik heb gemerkt dat bepaalde opmerkingen de samenwerking bemoeilijken. Laten we openlijk bespreken hoe we beter kunnen samenwerken.”

  • Wat zijn enkele effectieve communicatietechnieken die ik kan toepassen om mijn standpunt duidelijk over te brengen?

    • Duidelijk en beknopt spreken: probeer je boodschap simpel en helder te formuleren zonder te veel omhaal.
    • Luister actief: geef anderen de kans om te praten en luister goed naar wat ze zeggen voordat je antwoordt. Dit toont respect voor hun standpunt.
    • Gebruik positieve lichaamstaal: open houding, oogcontact en vriendelijke gebaren kunnen je woorden kracht bijzetten.
    • Wees specifiek en concreet: vermijd vaagheid en geef voorbeelden om je punt te verduidelijken.

  • Hoe kan ik anderen aanmoedigen om assertiever te zijn in vergadersituaties?

    • Stimuleer open communicatie: creëer een sfeer waarin mensen zich vrij voelen om hun ideeën te delen zonder angst voor kritiek.
    • Positieve feedback geven: moedig anderen aan door positieve feedback te geven over hun bijdragen. Het helpt het zelfvertrouwen te vergroten.
    • Stel vragen: betrek anderen door hen vragen te stellen en hun mening te vragen. Dit kan helpen om hen actiever te laten deelnemen.
    • Herken en waardeer verschillende perspectieven: benadruk het belang van diverse standpunten en moedig mensen aan om verschillen in mening te delen.

  • Wat zijn de voordelen van een assertieve communicatiestijl in professionele settings?

    Voordelen van een assertieve communicatiestijl in professionele settings:

    • Duidelijkheid: je standpunt wordt begrepen zonder misverstanden.
    • Zelfvertrouwen: het vergroot je zelfvertrouwen en straalt professionaliteit uit.
    • Effectieve samenwerking: assertieve communicatie bevordert een gezonde samenwerking en lost conflicten op.
    • Respect: het toont respect voor jezelf en anderen door eerlijk en direct te zijn.

  • Hoe balanceer ik tussen het uiten van mijn eigen behoeften en het respecteren van de behoeften van anderen tijdens vergaderingen?

    • Gebruik “ik” statements: druk je mening uit als persoonlijke ervaringen om het minder aanvallend te maken.
    • Toon empathie: begrijp de behoeften van anderen en toon begrip voor verschillende standpunten.
    • Zoek compromissen: probeer oplossingen te vinden die tegemoetkomen aan zowel jouw behoeften als die van anderen.
    • Houding van gelijkwaardigheid: behandel anderen met respect en ga uit van gelijkwaardigheid om een open dialoog te bevorderen.