Soms voelt het alsof je werk bestaat uit anderen uit de bres helpen. Iedereen lijkt een “spoedje” te hebben of een zoveelste “noodgeval”. Achteraf blijkt het vooral gebakken lucht. Allemaal leuk en aardig, maar zo kom jij natuurlijk niet aan je eigen werk toe. Tijd om een andermans ‘hé, heb je even?’ professioneel en keurig af te kappen: ‘nee, nu even niet!’
Meegaan in iemands dringendheid? Geen pluspuntje, hoor
Je hebt dagelijks veel op je bordje liggen. En wanneer je collega Saskia daar onverwacht nog eens een aantal hulpvragen bovenop gooit, voelt het alsof je achter de feiten aanholt. — ‘… of je dat beleidsstuk boven tafel kunt toveren, ik heb het nu nodig.’ Je laat alles uit handen vallen en doorzoekt haastig je inbox op zoek naar wat ze nodig heeft.
Dit gebeurt je nu altijd;
Jij bent net verzonken in een belangrijke klus, word je weer gestoord. Soms staan ze aan je bureau, de andere keer word je bestookt met vragen via de app. Altijd met vragen, opmerkingen of een “spoedje” — alles is altijd ontzettend dringend.
Nu begrijpen we dat je daar graag gehoor aan geeft. Jouw eerste ingeving is om je collega’s bij te staan. Zeker wanneer zij aangeven dat het dringend is. Wie ben jij om daaraan te twijfelen?
We willen je graag laten inzien dat je niet al dat hooi op die vork kunt handelen. Want vraag jezelf eens af: indien je telkens jouw eigen verantwoordelijkheden opzij schuift, merk je dan niet dat je in de knel komt met je eigen werkzaamheden? En dat altijd maar in de bres springen voor iedereen? Is dat werkelijk zo collegiaal of heb je uiteindelijk alleen maar jezelf ermee?
Precies, jij weet ook wel dat telkens maar gehoor geven aan andermans dringendheid een manier is om jezelf in de vingers te snijden. Goed bedoeld, zeker. Maar je wilt voorkomen dat jij straks degene bent die zijn of haar werk niet afkrijgt.
We stellen je daarom 1 vraag:
Denk je niet dat het verstandiger is om je eigen werkzaamheden voorrang te geven? Zeker wanneer je deze telkens onderbreekt voor zaken die eigenlijk niet dringend zijn en zelfs best eventjes kunnen wachten?
En je weet daar het antwoord op. Jij wil aan het eind van de dag ook gewoon je werk af hebben, kwaliteit hebben geleverd of productief zijn geweest.
We gaan je daarom uitleggen hoe je prioriteiten stelt en je grenzen kunt bewaken. Beter nog: hoe je een ander (die Saskia) erop aanspreekt wanneer zij erover heen dreigt te gaan:
1. Herken wat echt jouw aandacht nodig heeft
Misschien vind je het eng om je eigen werkzaamheden voorrang te geven. Egoïstisch. Of intimiderend. Maar geloof ons: wanneer jij wéét dat je voorrang geeft aan de juiste klussen, vragen of personen ebt dat schuldgevoel snel weg.
Om die reden wil je de definitie kennen van het woord “dringend” en het volgende in je oren knopen:
Alle dringende zaken waarmee een ander je tussendoor stoort is het waard om je werkzaamheden voor te onderbreken. Alles dat niet dringend is kan wachten. Ongeacht de persoon.
En wat wij werkelijk dringend vinden?
Nou, zaken die je echt meteen moet oppakken omdat jij, een ander of het bedrijf anders in een nare positie terecht komt. Je kunt niet afmaken waar je nu mee bezig bent, maar moet het echt in het komende half uur aandacht geven anders zijn de rapen gaar.
En geloof ons: in 95% van de gevallen kan de kwestie van een collega prima wachten. Ook al doet hij of zij het voorkomen alsof er zometeen een derde wereldoorlog uitbreekt. Onthoud dat we veelal dingen aandikken of urgenter laten overkomen. Dat heeft twee redenen:
- De collega is bang dat hij of zij de klus zelf vergeet en knikkert ‘m daarom zo snel mogelijk over de schutting — ‘… dan hoef ik er niet meer aan te denken.’
- Hij of zij schat de urgentie van de klus verkeerd in. Het voelt vooral ontzettend dringend, vanwege de emoties die eraan gekoppeld zijn. Sta je er even kritisch bij stil, dan merk je al snel dat dat toch wel meevalt — ‘Daniël belde me halsoverkop op dat Chris had gezegd dat Vera dit zo spoedig mogelijk moest hebben.’
Laat je niet in deze valse dringendheid meetrekken. Om zowel productief als mentaal gezond je werk te kunnen verrichten, laat jij je niet leiden door wat voor een ander dringend voelt — wat werkelijk dringend is, daar focus jij je op.
2. Maak samen duidelijke afspraken en houd je eraan
Nu is het verstandig om de rest daarvan op de hoogte te stellen. Jij zult namelijk niet de enige zijn die continue wordt gestoord, veelal is het een bepaalde cultuur die er op de werkvloer heerst. Hier samen het gesprek over aangaan, is dan ook de eerste stap naar verandering (en ongestoord werken).
Doe dit bijvoorbeeld bij het volgende overlegmoment. Benadruk dat je ontzettend graag anderen te hulp schiet ‘maar op deze manier niet toekomt aan wat werkelijk belangrijk is: mijn eigen werk. Daarom wil ik voorstellen dat we elkaar voortaan alleen aan de mouw trekken wanneer iets echt dringend is.’
Nu kun je er vanuit gaan dat die bazige collega er waarschijnlijk direct doorheen klept met de vraag: ‘ja, dat kan wel zijn, maar wat bestempel jij dan als “dringend”? En hoe moet ik je dan benaderen als ik een vraag heb?’
Gelukkig heb jij daar direct een antwoord op:
‘Nou, Saskia… We storen elkaar alleen nog voor zaken die we écht binnen een half uur moeten oppakken omdat er anders grote problemen ontstaan. Volgens deze Time Management experts vallen daar slechts 5% van alle taken en vragen onder. Wij storen elkaar te pas en te onpas en daar mogen we best wat bewuster mee omgaan.’
‘Hoe we elkaar daarvoor storen, goede vraag trouwens, is als volgt:
- Indien iets dringend is loop je binnen of bel je.
- Indien iets niet dringend is mail je of zet je het op je bespreeklijst. Dan nemen we het op een ander, gezet moment door.’
Makkelijker kun je het niet maken.
3. Durf de boot af te houden
Laten we er nu vanuit gaan dat iedereen zich aan bovenstaande afspraken houdt. De regel is per slot van rekening simpel: dringend: direct contact. Niet dringend: geen direct contact.
Maar wat nu als Saskia, die denkt dat zij is uitgezonderd van alle kantoorregels, toch ineens aan je bureau staat? Hoe bewaak je dan je “niet-storen-als-het-niet-dringend-is”-grenzen? Heel eenvoudig: je stelt haar een aantal simpele vragen waarmee je kunt bepalen hoe urgent haar kwestie is. Je gebruik “The 4 I’s of Interruptions”:
- What’s the Issue? – ‘Saskia, wat is precies het probleem?’
- What’s the Impact? – ‘Oké, en wat gebeurt er als we dit niet à la minute oppakken?’
- What have I done? – ‘Uhuh, en wat heb je zelf al gedaan om dit op te lossen als ik vragen mag?’
- What will I ask? – ‘En wat verwacht je nu precies van mij? Wat wil je dat ik doe?’
Hiermee dwing je haar niet alleen om kort en krachtig te communiceren over het probleem (zodat jij weer zo spoedig mogelijk aan de slag kunt), het maakt ook duidelijk of de vraag of kwestie werkelijk dringend is (of slechts dringend voelt).
- In het geval van het eerste: ‘aj, dat moeten we inderdaad nu oppakken. We kunnen niet riskeren dat we de klant verliezen.’ Je geeft de dringende klus je volle aandacht en hervat later je werkzaamheden.
- In het geval van het laatste: ‘zo te horen kan dit prima wachten, minstens tot ik klaar ben met dit rapport. Ik schrijf je punt even op deze kladblok en zodra ik dit heb afgerond ben je de eerste die ik aanschiet. Dankje!’
Nee, dat maakt jou niet minder collegiaal
Integendeel: eindelijk kom je toe aan de klussen en afspraken die werkelijk belangrijk zijn. Je kent jouw prioriteiten en bent niet bang deze voorrang te geven. Hierdoor krijg je niet alleen een hoop meer werk verzet, je kunt een ander uiteindelijk ook de aandacht geven die het verdient. Door niet mee te gaan in valse dringendheid, maar door zelf na te denken.
En Saskia? Die mag haar eigen boontjes doppen. Tenzij het werkelijk dringend is, dan ben je er voor haar. In alle andere gevallen: op de mail of op de bespreeklijst. Trainer David vertelt je er meer over:
Toch lastig?
Merk je dat je het nu toch lastig/eng/intimiderend/raar vind om een collega aan te spreken op zijn of haar stoorgedrag? Omdat je vreest hem of haar op zijn tenen te trappen? Of misschien omdat je denkt dat het niet aan jou is om iemand terecht te wijzen? Uitstekend! Dat betekent dat jij een ideale kandidaat bent voor onze 1-daagse cursus Assertiviteit. Een expert leert je daar van jezelf afbijten, op een professionele en correcte wijze natuurlijk! Zodat je niet alleen op de werkvloer sterker in je schoenen staat, maar ook daarbuiten. Volg ‘m eens!
Dagelijks handige inzichten? Volg ons op social media!
Volg ons onder andere op Instagram of Pinterest. Daar krijg je niet alleen handvatten op het gebied van assertiviteit, je ontvangt ook de slimme tips waarmee je jouw communicatie skills een boost geeft. De laatste artikelen netjes en overzichtelijk in je mailbox ontvangen? Schrijf je dan in voor de wekelijkse nieuwsbrief.
Leer je liever lezend, lees dan ons boek Elke Dag om 15.00 Uur Klaar. Maak kennis met de beste inzichten uit onze trainingen en leer slimmer werken in plaats van harder.
Dit bericht op Instagram bekijken
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
- 1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
