Om verder te komen in je carrière – of om gewoon een prettig persoon te zijn om mee samen te werken – let je op je communicatiewijze. Op wat je wel (of juist niet) zegt, maar ook op de manier hoe je dat zegt. Want je kunt immers nog zo’n hoogopgeleide kenniswerker zijn, indien jij niet uit je woorden komt of sociaal onhandig omgaat met klanten en collega’s omgaat, verlies je die voorsprong. 6 communicatieve vaardigheden die je onder de knie wil hebben:
6 communicatieve vaardigheden die je onder de knie wil hebben
Leer beter communiceren. Daarmee bedoelen we niet over koetjes en kalfjes kletsen, maar hebben we het over specifieke communicatie skills die je helpen je boodschap (maar ook jezelf) krachtiger te uiten. Of dat nou naar klanten toe is, collega’s, je leidinggevende of in de privésfeer — deze 6 communicatieve vaardigheden helpen jou en je carrièrekansen vooruit:
1. Luisteren: actief en met volle aandacht
In tegenstelling tot wat je denkt, heeft communiceren niet alleen te maken met spreken. Luisteren, en dan met name actief luisteren, blijkt ook een onmisbare skill op de werkvloer en in het dagelijks leven. En nu denk je: ‘Goed luisteren, piece of cake’, maar er is een verschil tussen aanhoren wat een ander zegt en écht je oren de kost geven.
Zo wil je als professional echt je aandacht vestigen op de ander. Dat betekent dus niet dat je bezig bent met wat jij straks gaat zeggen, maar je hoort wat de ander zegt en gaat mentaal aan de slag gaat met het vraagstuk, het advies of het idee dat hij of zijn bespreekt.
Professioneel communiceren tip #1: heb aandacht voor wat een klant, collega of manager zegt. Luister met interesse en hij of zij zal jou als een gelijkwaardige gesprekspartner zien.
Hoe?
- Voorkom afleiding. Kijk tijdens het gesprek niet op je telefoon, maar naar je gesprekspartner. Maak oogcontact.
- Stel tussendoor vragen. Doorvragen toont aan dat je echt luistert naar wat iemand zegt en dat het je interesseert. Het helpt je ook het volledige verhaal te horen en geeft het meer diepgang. Met die informatie kun je later misschien iets.
- Vat kort samen. Zodra een ander klaar is met spreken en op al jouw vragen antwoord heeft gegeven, vat je even kort samen wat hij of zij heeft gezegd. Zo toon je aan dat je goed hebt geluisterd en kan hij of zij eventuele misverstanden nog rechtzetten:‘Eigenlijk zeg je dus nu dat we voortaan op maandag een uitgebreide briefing doen, in plaats van op woensdag en donderdag een minder uitgebreide?’
2. Verbaal communiceren: to the point
Misschien heb je de neiging om veel woorden te gebruiken en zaken voor de zekerheid te herhalen of te benadrukken. Hoewel je denkt de boodschap hier helder mee over te brengen, doe je helaas het tegenovergestelde: je maakt het wollig waardoor er ruis kan ontstaan.
Indien je krachtiger wil overkomen op de werkvloer, wil je direct zeggen waar het op staat. Kort, krachtig, bondig. Hiermee komt jouw boodschap niet alleen beter over, ook jijzelf lijkt standvastiger.
Professioneel communiceren tip #2: Zeg waar het op staat. Hoe het zit, hoe jij erover denkt, wat jij ervan vindt. Zonder doekjes er omheen te winden.
Dit betekent allerminst dat je een flapuit wordt die telkens (ongevraagd) zijn of haar mening geeft. Je spreekt wanneer je een belangrijke gedachte, idee of visie wilt delen. Dit geldt zowel in een gesprek face to face als in telefoongesprekken of mailberichten.
Hoe?
- Spreek wanneer je iets zinnigs kunt bijdragen. Denk na voordat je iets zegt, over de kern, maar ook hoe je het brengt.
- Denk, voordat je antwoord geeft op een vraag, kort na over wat je precies wilt zeggen. Ben je het hier mee eens? Wil je dit wel? Zie jij het anders voor je?
- Verkondig je boodschap zonder omwegen en wollig taalgebruik. Voorkom verhalen in verhalen of vragen in vragen.
3. Non verbaal communiceren: let op lichaamstaal en stem
Jouw houding bepaalt hoe je overkomt, zelfs meer dan wat je zegt. Het is daarom belangrijk dat je niet alleen nadenkt over de woorden die je uitspreekt, maar ook hoe je ze uitspreekt. Daarvoor let je op je postuur, je gebaren, gezichtsuitdrukkingen en stemgeluid; je non verbale communicatie. Bij dit laatste kun je denken aan je toon en intonatie.
Professioneel communiceren tip #3: 93% van de communicatie vindt non verbaal plaats. Professionals letten dus niet alleen op wat ze zeggen, maar ook hoe ze dat doen.
Hoe?
- Hanteer een open en ontspannen houding. Toon aan dat je openstaat voor een gesprek en jij je op je gemakt voelt. Doe dit door je schouders laag te houden en deze te ontspannen. Hou je armen naast je. Sla ze vooral niet over elkaar heen, want hiermee “scherm” je jezelf af.
- Maak oogcontact. Tijdens het spreken kijk je jouw gesprekspartner aan. Niet langdurig natuurlijk, want dat komt intimiderend over, maar beweeg je blik. Kijk soms weg en vestig hem dan weer op de persoon.
- Houd je stemgeluid laag en je toon vriendelijk. Een laag stemgeluid straalt rust en ontspannenheid uit. Fijn, wanneer je dat van nature hebt. Is jouw stem wat hoger, probeer dan diep vanuit je buik te ademen. Dit laat verdiept en verlengt het stemgeluid.
4. Zelfvertrouwen: gezond en niet te overheersend
Iets anders dat men graag op de werkvloer ziet, is zelfvertrouwen: iemand die zijn of haar mannetje staat en aantoont dat hij gelooft in wat hijzelf zegt. De persoon is kalm, vermijdt twijfelachtige communicatie en straalt uit dat hij tegen een stootje kan.
En dat zelfvertrouwen? Dat is niet bij iedereen van nature aanwezig. Maar dat maakt niet uit, want het blijkt dat wanneer je het gewoon faked, jij je vanzelf krachtig in je vel gaat voelen. Een self-fulfilling profecy.
Professioneel communiceren tip #4: Als je gelooft dat je zelfverzekerd bent, straal je dat uit naar anderen toe. Hierdoor krijg je meer gedaan en kun je anderen makkelijker van iets overtuigen.
Hoe?
- Vermijd twijfelwoorden. De ‘uh’-tjes en de ‘misschien’-tjes. Het gebruik van deze (en andere) woorden toont aan dat je aan je eigen (boodschap) twijfelt. Indien je zelfverzekerd wil overkomen, schrap je deze en communiceer je kort en bondig.‘Kunnen we uh, misschien Sanne vragen? Misschien kan zij daar wat mee?’
‘Laten we Sanne vragen, die kan daar vast mee vooruit.’
- Neem die zelfverzekerde houding aan, zoals hierboven beschreven. Scherm jezelf niet af, maar ga voor een powerpose.
- Let op de manier waarop je over jezelf praat. Als je vaak tegen jezelf zegt dat je iets niet kunt, is de kans klein dat je zelfverzekerd overkomt. Wees lief voor jezelf, en spreek positief en krachtig naar én over jezelf.
5. Empatisch vermogen: vriendelijk en meelevend
Misschien wel één van de belangrijkste eigenschappen wanneer het aankomt op goede communicatie, is het vermogen om je in te leven in een ander. Het zorgt voor gezonde dialogen en helpt zelfs de meest verhitte discussie op te lossen.
Professioneel communiceren tip #5: Krachtiger overkomen op de werkvloer gaat niet om “hard” of “kil” communiceren, maar om het vermogen om het perspectief van een ander in acht te nemen.
Hoe?
- Luister oprecht naar de ander. Ook weer wat we hierboven hebben beschreven. Oprecht interesse tonen, helpt je reageren op de inzichten en ervaringen van de ander.
- Vermijd de oplossingsmodus. Hoewel goedbedoeld is een oplossing of jouw kijk op dingen niet altijd iets waar een ander op zit te wachten. Luister, vraag door en laat zien dat je de ander begrijpt. Dat wil niet meteen zeggen dat je het ook eens bent. Wel dat jij je kunt inleven in zijn of haar standpunten.
- Toon aan dat je de ander begrijpt. Uit dit verbaal. Hierbij gebruik je woorden als “ik hoor”, “ik kan me voorstellen dat”, “ik begrijp” of “ik zie”.“Ik zie dat het je aangrijpt. Kun je me vertellen hoe…” of “Ik begrijp dat jij liever…”
6. Openstaan voor feedback: geven en ontvangen
Feedback is cruciaal wil jij jezelf ontplooien op de werkvloer, maar ook in je persoonlijke leven. Anders weet je namelijk nooit of je iets goed of juist slecht doet. Om jezelf, maar ook anderen die leerkansen te geven, zul je daarom open moeten staan voor feedback. Zowel in het ontvangen ervan als in het geven ervan.
Professioneel communiceren tip #6: Zonder feedback ben jij als kenniswerker stuurloos. Vraag er daarom naar en geef het anderen ook. Zo leer je van je fouten, maar ook van je successen.
Hoe?
- Houd je feedback positief en opbouwend, in ieder geval zo veel mogelijk. Het is namelijk een fantastische manier om iemand aan te sporen. Ook hierbij geldt: kort, krachtig en bondig. Dit mag zeker publiekelijk worden geuit:‘Knap gedaan, Lieke. Vooral het budget idee vind ik goed gevonden.’
- Indien je er niet aan ontkomt om een ander negatieve feedback te geven, doe dit dan onder vier ogen. Hierbij focus jij je op feiten en observaties, je speelt nooit op de man.‘Je hebt de meeting gemist, terwijl je had toegezegd aanwezig te zijn. Hoe is dat gekomen?’
- Positieve feedback wuif je nooit weg. Ga het niet downplayen (‘Joa, viel wel mee hoor’), maar hemel jezelf ook niet op (‘Goed hè, vind inderdaad dat ik het fantastisch deed!’). Houd het kort en krachtig, en vraag eventueel door naar wat je goed hebt gedaan zodat je ervan kunt leren.‘Bedankt! Wat vond je er precies goed aan?’
- Je luistert naar negatieve feedback. Luister oprecht naar de kritiek die je krijgt (zodat je weet wat je fout hebt gedaan) en blijf vragen stellen(zodat je ervan kunt leren).‘Ik hoor wat je zegt. Je hebt gelijk. Wat stel je voor dat ik voortaan doe?’
Dit zijn ze: dé 6 communicatieve vaardigheden waar je niet zonder kunt
Als communicatieve vaardige kenniswerker wil je aan bovenstaande 6 skills werken. Zo breng je niet alleen je boodschap krachtiger over, maar maak ook jij als teamlid een zelfverzekerde indruk. Wat neem je uit dit artikel mee? 6 inzichten:
#1: Heb aandacht voor wat een klant, collega of manager zegt. Luister met interesse en hij of zij zal jou als een gelijkwaardige gesprekspartner zien.
#2: Zeg waar het op staat. Hoe het zit, hoe jij erover denkt, wat jij ervan vindt. Zonder doekjes omheen te winden.
#3: 93% van de communicatie vindt non verbaal plaats. Professionals letten dus niet alleen op wat ze zeggen, maar ook hoe ze dat doen.
#4: Als je gelooft dat je zelfverzekerd bent, straal je dat uit naar anderen toe. Hierdoor krijg je meer gedaan en kun je anderen makkelijker van iets overtuigen.
#5: Krachtiger overkomen op de werkvloer gaat niet om “hard” of “kil” communiceren, maar om het vermogen om het perspectief van een ander in acht te nemen.
#6: Zonder feedback ben jij als kenniswerker stuurloos. Vraag er daarom naar en geef het anderen ook. Zo leer je van je fouten, maar ook van je successen.
Indien je meer nuttige inzichten wilt leren en jezelf écht wilt ontwikkelen op het persoonlijke en communicatieve vlak, raden we je aan onze assertiviteitscursus te volgen. Daar leer in minder dan één dag hoe je op een krachtige manier jezelf verwoordt, hoe je jouw zelfvertrouwen vergroot en rekening houdt met je eigen grenzen. Al het bovenstaande, op een leuke en leerzame manier. Bij de 1-daagse cursus Assertiviteit.
Wie zijn wij? | Cursus Assertiviteit
Tijdwinst.com is een trainingsbureau dat zich specialiseert in slimmer (samen)werken. We bieden door het hele land diverse (online) trainingen aan, variërend van timemanagement, assertiviteit, gesprekstechnieken tot aan snellezen. Nieuwsgierig? Neem dan zeker eens een kijkje op onze website of blogs, en schrijf je in voor één van onze (digitale) trainingen.
- 1-daagse training Time Management | Blog
- 1-daagse training Assertiviteit | Blog
- 1-daagse training Gesprekstechnieken | Blog
- 1-daagse training Feedback Geven | Blog
- 1-daagse training Snellezen, Mindmapping en Geheugentechnieken | Blog
1-daagse training Effectief Thuiswerken voor Teams | Blog
