Bij lange na haal jij die deadline niet. Je twijfelt daarom tussen het inruilen van een goede nachtrust of je baas onder ogen komen en de wind van voren te krijgen. Toch hoeft dit niet, zegt een Harvard onderzoek — “vraag juist om uitstel. Je baas zal je hierdoor meer respecteren.” (… maar alleen als je het zo doet.)
Deadline niet halen: als luiwammes bestempeld worden?
Het is zaterdagavond en je bevindt je met de handen in het haar — “hoe ga ik in hemelsnaam nog dat marketingplan afkrijgen vóór dinsdag?”
Je overweegt om je kostbare uurtjes slaap in te leveren, zodat je een paar uur extra de tijd hebt er überhaupt nog iets van te maken. Hierdoor heb je het misschien wel op tijd af, maar of je de kwaliteit van het project (en jouw welzijn) hiermee ten goede komt, valt te betwisten.
… moet je misschien dan toch maar aan de bel trekken bij je baas? — aangeven dat het je écht niet lukt en hiermee de kans lopen dat hij of zij je een luiwammes vindt?
Beide opties zijn nou niet bepaald optimaal, maar wat moet je dán? Je kunt moeilijk dinsdag zonder plan aankomen bij het overleg…
Gelukkig is er een oplossing:
Een studie, uitgevoerd door Harvard, heeft namelijk het antwoord op jouw dilemma: kies geen van beide.
Onderzoek: “je baas vindt het niet erg wanneer je om uitstel vraagt”
De onderzoekers kwamen namelijk tot de conclusie dat terwijl de meeste mensen verwachten dat hun baas woedend zal reageren wanneer jij om uitstel vraagt, dit niet altijd het geval is.
Niet alleen geeft maar liefst 95% van de leidinggevende hun werknemer meer tijd om het project af te ronden, ze staan er geeneens negatief tegenover.
Het researchteam verklaart in the Harvard Business Review dat ondanks deze cijfers werknemers zich toch nog steeds ernstige zorgen maken wanneer ze om uitstel vragen — en dan met name de vrouwelijke werknemers. Velen zijn bang dat ze zullen worden bestempeld als een nietsnut die niet alleen incompetent is, maar ook ongemotiveerd.
Toch blijkt uit de studie – uitgevoerd in meer dan 10 studies onder meer dan 10.000 werknemers – dat leidinggevenden de werknemer die om uitstel vraagt juist meer gemotiveerd inschat — ongeacht of dit een vrouw of man is.
Het is dus duidelijk: zit je nogal krap qua tijd en overweeg je je slaap in te ruilen voor productiviteit? Niet doen.
Stap gewoon het kantoor van je baas binnen — hij of zal zal je juist waarderen. Hierdoor heb je niet alleen meer tijd om je project af te ronden, je voorkomt ook de nodige stress en slapeloze nachten — en dat komt de kwaliteit van je werk weer ten goede.
Hierbij geldt natuurlijk wel dat dit niet de norm moet worden. Vraag jij namelijk wekelijks om uitstel, dan neemt je baas je verzoek natuurlijk niet meer serieus. Gebruik het dus alleen wanneer het echt niet anders kan.
Verzoek indienen tot uitstel — let op deze 3 punten
… natuurlijk is dit makkelijker gezegd dan gedaan, want laten we eerlijk zijn; je leidinggevende mededelen dat je in de knoei zit met dat project, blijft natuurlijk best wel eng. Gelukkig zijn er een aantal punten waar je op moet letten, wil je uitstel vragen.
In drie stappen:
1. Weet hoeveel tijd je nodig hebt om het project af te ronden
Goed, jij wil uitstel — maar beslaat dit één dag, een week? Je wil echt voorkomen dat je een tweede keer de deadline moet verschuiven.
Weet daarom duidelijk wat hetgeen is waar je precies om vraagt voordat je het kantoor van je baas binnenloopt. Je wil niet de indruk wekken dat je de boel écht niet onder controle hebt.
Schat hierbij de tijd die je nodig hebt liever iets te hoog in. Dit wil natuurlijk niet zeggen dat je baas hiermee akkoord gaat, maar hierdoor heb je in ieder geval ruimte gecreëerd om te onderhandelen over de termijn.
Probeer echter ook te onthouden dat je baas misschien ook een deadline heeft waaraan hij of zij moet voldoen. Jouw uitstel geven kan voor hem beteken dat hij zelf in de knoeit komt. Ben jij dus al drie weken bezig geweest aan dat project, wees dan schappelijk: vraag niet opnieuw om drie weken, maar bijvoorbeeld twee of drie dagen.
Jouw baas verleent jou namelijk een gunst — niet andersom.
“Ik wil het nog even met je over dat marketingplan hebben. Ik ga het niet voor donderdag afkrijgen en ik zou graag aan je willen vragen of ik nog drie dagen extra de tijd mag krijgen…”
2. Geef een goede reden voor het verschuiven van de deadline
Daarnaast zul je ook je verhaal klaar moeten hebben. Je baas namelijk om uitstel vragen “omdat het je gewoon niet op tijd is gelukt” levert je nou niet bepaald de gunfactor op. Denk daarom goed na over wáárom hij of zij jou überhaupt deze gunst moet verlenen.
Hierbij moet je natuurlijk niet liegen of overdrijven. Je kunt beter aangeven dat je het project niet op tijd hebt kunnen afronden omdat je de tijd en moeite die het vraagt, onderschat hebt dan verklaren dat je er te laat aan bent begonnen. Een andere goede reden is aangeven dat je meer tijd wil hebben om zorgvuldiger te werk te gaan.
“Ik wil het nog even met je over dat marketingplan hebben. Ik ga het niet voor donderdag afkrijgen en ik zou graag aan je willen vragen of ik nog drie dagen extra de tijd mag krijgen. Alle puntjes staan namelijk nog niet op de ‘i’ en ik denk dat als ik er nog even aan sleutel ik de kwaliteit echt kan verbeteren… ”
3. Maak je verzoek tot uitstel concreet
Tot slot zul je duidelijkheid moeten scheppen over wat je baas nu concreet met je afspreekt, wanneer hij instemt met je verzoek. Hij moet natuurlijk wel weten waar hij aan toe is. Je wil namelijk voorkomen dat er een misverstand ontstaat over de deadline en eventuele andere taken die daarbij komen kijken.
Dus als jij zegt:
“Ik wil het nog even met je over dat marketingplan hebben. Ik ga het niet voor donderdag afkrijgen en ik zou graag aan je willen vragen of ik nog drie dagen extra de tijd mag krijgen. Alle puntjes staan namelijk nog niet op de ‘i’ en ik denk dat als ik er nog even aan sleutel ik de kwaliteit echt kan verbeteren.”
… en je baas gaat akkoord, vat de ‘voorwaarden’ dan nog even samen.
“Ontzettend fijn dat je me uitstel geeft. Ik zorg er dan voor dat je het in plaats van dinsdag, vrijdag op je bureau hebt liggen. Voor de zekerheid loop ik dan nog even punt 3.2 na én ik licht Janine nog even in dat het overleg dinsdag dan niet doorgaat.”
Kortom: om uitstel vragen bij je baas
Let je dus op bovenstaande punten dan is het verschuiven van die deadline niet zo’n big deal als wat jij ervan maakt — wees daarom niet bang om om uitstel te vragen wanneer het écht niet lukt.
Zoals het onderzoek al aangetoond ben jij heus geen nietsnut of ongemotiveerde werknemer, maar zal je baas het juist waarderen wanneer jij iets langer de tijd neemt om ergens aan te werken dan halfbakken in te leveren.
Let hierbij wel op die drie punten:
- Weet vooraf hoeveel tijd je nodig hebt om het project af te ronden.
- Geef een goede reden voor het verschuiven van de deadline.
- Maak je verzoek tot uitstel concreet.
Op die manier krijg jij niet alleen meer tijd om je project af te ronden, maar behoudt je ook het respect van je werkgever.
Toch lastig of intimiderend om het gesprek aan te gaan?
Merk je dat dat je het ondanks deze tips toch eng vind om je baas om uitstel te vragen, bijvoorbeeld omdat je niet goed weet hoe je het gesprek moet starten? — volg dan eens een cursus Assertiviteit.
Hier versterk je niet alleen je communicatieve vaardigheden, maar oefen je ook hoe je nou zo’n alledaagse situatie moet benaderen. Dit allemaal onder begeleiding van een expert die jouw tips and tricks geeft — en dat in minder dan 1 dag!
Doen dus, die cursus Assertiviteit!
